Ratgeber für aktiven Vertrieb
26 Anleitungen mit Vorlagen für Telefonvertrieb, Kaltmails, Termine, Funnels, CRM und Teamsteuerung. Praxisnah, ohne Füllstoff.
Telefonvertrieb
Telefonvertrieb
Power Dialer: wie er arbeitet und für wen er sich lohnt
Ein Power Dialer wählt die nächste Nummer einer Liste automatisch, sobald du mit dem letzten Gespräch fertig bist. Er nimmt dir das Suchen, Klicken und Tippen ab, wählt aber immer nur eine Nummer zur Zeit. Damit liegt er zwischen dem Preview Dialer, bei dem du selbst startest, und dem Predictive Dialer, der mehrere Leitungen gleichzeitig öffnet.
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Gesprächsleitfaden für die Kaltakquise: Aufbau und Vorlage
Ein Gesprächsleitfaden ist der rote Faden für ein Telefonat: Er legt fest, wie du einsteigst, welche Fragen du stellst und mit welchem nächsten Schritt du auflegst. Er ist kein Text zum Ablesen, sondern eine Struktur, an der du dich festhältst, wenn das Gespräch anders läuft als geplant. Unten findest du einen Aufbau in sechs Abschnitten und eine Vorlage, die du an dein Angebot anpasst.
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Einwandbehandlung am Telefon: häufige Einwände und Antwortmuster
Ein Einwand ist im Telefonvertrieb selten ein endgültiges Nein. Meist heißt er: Ich sehe den Grund für dieses Gespräch noch nicht, oder es passt gerade nicht. Mit einem festen Antwortmuster aus Anerkennen, Nachfragen und einem kleinen nächsten Schritt kommst du in vielen Fällen weiter, ohne zu drängen.
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Kennzahlen in der Telefonakquise: was du messen solltest
Fünf Kennzahlen reichen, um die Telefonakquise zu steuern: Wählversuche, Erreichbarkeit, Gesprächsquote mit Entscheidern, Terminquote und Abschlussquote. Jede Zahl ist der Anteil der vorigen Stufe, zusammen ergeben sie einen Trichter. Wenn du weißt, wo dein Trichter am engsten ist, weißt du, woran du als Nächstes arbeitest.
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Nachfassen im Vertrieb: Follow-up nach dem Anruf richtig planen
Die meisten Verkaufschancen entstehen nicht im ersten Gespräch, sondern im Nachfassen. Damit das klappt, braucht jeder offene Kontakt eine Wiedervorlage mit Datum, einen geplanten Rhythmus und einen Kanal, der zur Situation passt. Wer nach dem Anruf nur „ich melde mich“ notiert, verliert Kontakte, die eigentlich interessiert waren.
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Gute Anrufzeiten im B2B: was belegt ist und was du testen solltest
Eine Uhrzeit, die für alle Zielgruppen am besten ist, gibt es nicht. Die bekannteste Untersuchung zum Thema fand für Anrufe auf Webanfragen die besten Werte am Mittwoch und Donnerstag sowie früh morgens und am späten Nachmittag. Sie ist aber alt, stammt aus den USA und betrifft eingehende Anfragen, nicht die Kaltakquise. Nutze sie als Ausgangspunkt und teste deine eigenen Zeiten.
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Ein Telesales-Team aufbauen: Rollen, Einarbeitung und Steuerung
Ein Telesales-Team funktioniert, wenn drei Dinge zusammenpassen: klare Rollen, eine strukturierte Einarbeitung und ein fester Tagesablauf mit wenigen, gut verstandenen Kennzahlen. Talent allein reicht nicht. Auch gute Leute verlieren Schwung, wenn Listen unklar sind, niemand Gespräche mit ihnen bespricht und Erfolge nicht sichtbar werden.
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Software für den Telefonvertrieb auswählen: Kriterien und Checkliste
Die richtige Software für den Telefonvertrieb ist die, mit der dein Team mehr gute Gespräche führt und weniger Zeit mit Klicken, Abtippen und Suchen verliert. Dafür musst du zuerst klären, wie ihr arbeitet, und dann Anbieter an denselben Kriterien messen. Diese Seite gibt dir eine Kriterienliste, eine Bewertungstabelle und einen Ablauf für die Auswahl.
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Kaltmail und Postfach
Kaltmail und Postfach
Kaltmail schreiben: Aufbau einer B2B-Kaltmail mit Vorlagen
Eine gute Kaltmail ist kurz, persönlich und endet mit einer einfachen Frage. Sie besteht aus vier Teilen: Betreff, Einstieg, Nutzen und Frage. Hier lernst du, wie du jeden Teil schreibst, welche Fehler Antworten kosten und wie du daraus Vorlagen baust, die dein Team wiederverwenden kann.
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Follow-up-Mails: wie viele, in welchem Abstand und mit welchem Inhalt
Viele Antworten kommen nicht auf die erste Mail, sondern auf eine Folgemail. Ein bewährter Rahmen sind zwei bis drei Folgemails im Abstand von einigen Werktagen, jede mit einem neuen Gedanken statt einer bloßen Erinnerung. Sobald jemand antwortet, endet die Folge. Hier findest du Ablauf, Inhalte und Vorlagen.
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E-Mail-Zustellbarkeit: SPF, DKIM, DMARC und Versandmengen
Ob deine Mails im Posteingang oder im Spam landen, hängt vor allem an drei Dingen: an der technischen Einrichtung deiner Domain mit SPF, DKIM und DMARC, an deinen Versandmengen und daran, wie Empfänger auf deine Mails reagieren. Dieser Artikel erklärt die Technik verständlich und zeigt, wie du eine neue Domain aufwärmst. Rechtliche Fragen behandelt er nicht.
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Termine und Funnels
Termine und Funnels
Terminbuchung im Vertrieb: Kalenderlinks, Teamtermine und Puffer
Termine im Vertrieb gehen oft verloren, weil zwischen Interesse und Termin zu viele Mails liegen. Ein Kalenderlink lässt Interessenten selbst eine freie Zeit wählen, und Bestätigung und Erinnerung kommen automatisch. Hier erfährst du, wie du Kalenderlinks einrichtest, Termine fair im Team verteilst und mit Puffern und Grenzen deinen Kalender schützt.
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No-Shows reduzieren: weniger ausgefallene Vertriebstermine
Ein No-Show ist ein Termin, zu dem der Kunde nicht erscheint, ohne abzusagen. Viele No-Shows lassen sich vermeiden: mit einer klaren Bestätigung, Erinnerungen zum richtigen Zeitpunkt, einem einfachen Weg zum Verschieben und einem Termin, auf den sich der Kunde freut. Hier findest du die Hebel und einen Ablauf für den Fall, dass trotzdem niemand kommt.
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Landingpage aufbauen: Aufbau und Checkliste für mehr Anfragen
Eine Landingpage hat ein einziges Ziel: Besucher sollen eine Anfrage stellen oder einen Termin buchen. Alles auf der Seite dient diesem Ziel, alles andere fliegt raus. Hier lernst du den bewährten Aufbau von oben nach unten, wie du das Formular gestaltest und woran du vor dem Veröffentlichen denken solltest.
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Lead-Funnel aufbauen: von der Anzeige bis zum Anruf
Ein Lead-Funnel führt Interessenten von einer Anzeige über wenige Fragen bis zum gebuchten Termin oder Anruf. Er besteht aus fünf Gliedern: Anzeige, Funnel mit Fragen, Qualifizierung, Terminbuchung und Kontakt durch dein Team. Jedes Glied muss zum nächsten passen. Hier baust du den Funnel Schritt für Schritt auf und lernst, woran du erkennst, wo er Interessenten verliert.
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CRM und Pipeline
CRM und Pipeline
Lead-Qualifizierung: BANT, CHAMP und MEDDIC mit Fragen für die Praxis
Lead-Qualifizierung heißt herauszufinden, ob ein Interessent zu deinem Angebot passt und ob sich weitere Zeit lohnt. Modelle wie BANT, CHAMP und MEDDIC geben dafür eine feste Liste von Kriterien vor. Dieser Artikel erklärt die drei Modelle kurz, vergleicht sie in einer Tabelle und liefert Fragen, die du im nächsten Gespräch stellen kannst.
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CRM im Vertriebsteam einführen: Schritte, Datenmodell, Akzeptanz
Ein CRM bringt deinem Vertrieb nur etwas, wenn das Team es jeden Tag benutzt und die Daten darin stimmen. Dafür brauchst du ein klares Ziel, ein einfaches Datenmodell, wenige feste Regeln und eine begleitete Startphase. Dieser Ratgeber zeigt dir die Schritte in der Reihenfolge, in der sie wirken.
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Pipeline-Phasen sinnvoll festlegen: Kriterien, Beispiel, Fehler
Gute Pipeline-Phasen beschreiben, was beim Kunden passiert ist, nicht was dein Team gerade tut. Jede Phase braucht ein prüfbares Eintrittskriterium, sonst steht derselbe Lead bei zwei Kollegen in verschiedenen Phasen. Für viele B2B-Vertriebe reichen sechs bis acht Phasen plus Gewonnen und Verloren.
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Team, Berichte und Abrechnung
Team, Berichte und Abrechnung
Vertriebskennzahlen: Was ins Dashboard gehört und wie du sie zählst
Ins Vertriebs-Dashboard gehören wenige Zahlen, die eine Kette bilden: von der Aktivität über Gespräche und Termine bis zum Abschluss. So siehst du nicht nur, dass etwas fehlt, sondern an welcher Stelle. Entscheidend ist, dass jede Zahl eine feste Zählregel hat und jede Quote ihren Zähler und Nenner zeigt.
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Berichte für Auftraggeber: Inhalte, Rhythmus und Vorlage für Vertriebsagenturen
Ein guter Bericht an den Auftraggeber beantwortet drei Fragen: Was haben wir getan, was ist dabei herausgekommen und was ändern wir als Nächstes? Er enthält nachvollziehbare Zahlen, belegte Beobachtungen aus den Gesprächen und eine konkrete Maßnahme. Für laufende Projekte hat sich ein wöchentlicher Kurzbericht mit einer ausführlicheren Monatsrunde bewährt.
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Provisionsmodelle im Vertrieb: Modelle und Rechenbeispiele
Viele Vertriebsvergütungen bestehen aus einem festen Teil und einem variablen Teil, der an Termine, Abschlüsse oder Umsatz gekoppelt ist. Welches Modell passt, hängt davon ab, was die Person wirklich beeinflussen kann. Dieser Ratgeber erklärt die gängigen Modelle mit Rechenbeispielen. Er ist keine Steuer-, Rechts- oder Lohnberatung; Verträge und Abrechnung klärst du mit deiner Steuerberatung oder Rechtsberatung.
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KI-Gesprächsanalyse im Vertrieb: wie Leadmode sie nach der KI-Verordnung regelt
Leadmode wertet Vertriebsgespräche mit KI aus. Die KI-Verordnung der EU setzt dafür klare Grenzen. Hier steht kurz, welche Regeln gelten und wie Leadmode sie in Technik und Vertrag umsetzt.
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Wechsel
Wechsel
CRM wechseln: Planung, Export, Zuordnung und Probelauf
Ein CRM-Wechsel gelingt, wenn du vorher festlegst, was mitkommt, wie alte Begriffe auf neue passen und woran du das Ergebnis prüfst. Der eigentliche Datentransfer ist meist der kleinste Teil. Die meiste Zeit kosten Entscheidungen über Phasen, Felder und Zuständigkeiten, und genau die solltest du vor dem Export treffen.
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Daten aus HubSpot exportieren und in ein neues CRM importieren
In HubSpot exportierst du Contacts, Companies und Deals aus der jeweiligen Ansicht über den Knopf „Export“. Der Download-Link kommt per E-Mail und gilt laut HubSpot 30 Tage. Aktivitäten wie Anrufe und Notizen sind in diesem Export nicht enthalten. Die Schritte unten folgen der offiziellen HubSpot-Hilfe, Stand 1. November 2026.
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Daten aus Pipedrive exportieren und in ein neues CRM importieren
In Pipedrive exportieren globale Admins den Bestand je Datentyp über das Kontomenü unter „Tools and apps“ und „Export data“. Dort gibt es neben Deals, Organizations und People auch Activities und Notes als eigene Exporte. Fertige Dateien bleiben laut Pipedrive 28 Tage abrufbar. Die Schritte unten folgen der offiziellen Pipedrive-Hilfe, Stand 1. November 2026.
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Social Media
Social Media
Redaktionsplan für B2B-Social-Media: Aufbau, Rhythmus und Vorlage
Ein Redaktionsplan legt fest, was du wann auf welchem Kanal veröffentlichst und wer dafür verantwortlich ist. Im B2B-Vertrieb sorgt er dafür, dass Beiträge regelmäßig erscheinen und zu deinen Vertriebsthemen passen, statt spontan zu entstehen. Für den Start reichen drei bis vier Themenfelder, ein fester Wochenrhythmus und eine einfache Tabelle.
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