E-Mail-Zustellbarkeit: SPF, DKIM, DMARC

Das Wichtigste in Kürze

SPF, DKIM und DMARC belegen, dass deine Mails wirklich von deiner Domain stammen. Richte alle drei ein.
Google verlangt von allen Absendern an Gmail mindestens SPF oder DKIM und eine Spamrate unter 0,3 Prozent.
Steigere die Versandmenge einer neuen Domain oder eines neuen Postfachs langsam über mehrere Wochen.
Verteile den Versand auf mehrere Postfächer und Tageszeiten statt auf wenige große Wellen.
Stoppe Folgemails, sobald jemand antwortet, und pflege unzustellbare Adressen sofort aus.

Was Zustellbarkeit bedeutet

Zustellbarkeit beschreibt, ob eine Mail im Posteingang ankommt. Eine Mail kann vom Server angenommen werden und trotzdem im Spamordner landen. Für dich zählt nur, was die Person wirklich sieht.

Mailanbieter wie Gmail oder Outlook entscheiden das anhand vieler Signale. Die wichtigsten: Ist der Absender technisch als echt nachgewiesen? Wie viele Mails kommen von dieser Domain, und wie gleichmäßig? Wie reagieren Empfänger: Öffnen, Antworten, Löschen, Spam melden?

Für Kaltmails ist das besonders wichtig, weil die Empfänger dich nicht kennen. Ein bekannter Absender darf sich mehr erlauben als eine Domain, die gestern zum ersten Mal hundert Mails verschickt hat.

SPF, DKIM und DMARC einfach erklärt

Alle drei Verfahren sind Einträge im DNS deiner Domain. Du setzt sie bei dem Anbieter, bei dem deine Domain liegt, und dein Mailanbieter nennt dir die Werte. Sie kosten nichts außer etwas Zeit.

Verfahren	Was es prüft	Wie es aussieht
SPF	Welche Server im Namen deiner Domain senden dürfen	TXT-Eintrag, beginnt mit v=spf1
DKIM	Ob die Mail unterwegs verändert wurde, per digitaler Signatur	TXT-Eintrag mit öffentlichem Schlüssel unter einem Selektor
DMARC	Was mit Mails passiert, die SPF oder DKIM nicht bestehen, und wohin Berichte gehen	TXT-Eintrag unter _dmarc, beginnt mit v=DMARC1

Was große Mailanbieter verlangen

Google hat Anforderungen für alle veröffentlicht, die Mails an Gmail-Konten schicken. Für alle Absender gilt unter anderem: SPF oder DKIM für die Absenderdomain, gültige Forward- und Reverse-DNS-Einträge, Übertragung per TLS und eine Spamrate in den Postmaster Tools unter 0,3 Prozent. Als Zielwert nennt Google eine Spamrate dauerhaft unter 0,1 Prozent.

Wer mehr als 5.000 Nachrichten am Tag an Gmail schickt, braucht zusätzlich SPF und DKIM gemeinsam sowie DMARC. Die DMARC-Richtlinie darf dabei auf „none“ stehen. Außerdem muss die Domain im Absender zur SPF- oder DKIM-Domain passen, und Werbe- oder abonnierte Mails brauchen eine Abmeldung mit einem Klick.

Auch wenn du weit unter 5.000 Mails pro Tag bleibst: Richte alle drei Verfahren ein. Sie sind die Grundlage, auf der Mailanbieter deine Domain überhaupt bewerten.

1.Frag bei deinem Mailanbieter den SPF-Eintrag ab und setz ihn im DNS deiner Domain. Pro Domain gibt es nur einen SPF-Eintrag; mehrere Dienste fasst du darin zusammen.
2.Schalte DKIM beim Mailanbieter ein und trag den angezeigten Schlüssel im DNS ein. Google empfiehlt 2.048 Bit, sofern dein Anbieter das unterstützt.
3.Leg einen DMARC-Eintrag mit p=none und einer Adresse für Berichte an.
4.Prüf nach einigen Tagen die DMARC-Berichte. Stammen alle legitimen Mails von erlaubten Servern, kannst du die Richtlinie schrittweise auf quarantine verschärfen.
5.Sende eine Testmail an ein Gmail-Konto und öffne dort „Original anzeigen“. SPF, DKIM und DMARC sollten „PASS“ zeigen.

Versandmengen: lieber verteilt als auf einmal

Mailanbieter achten auf Muster. Hunderte Mails in derselben Minute von einem Postfach, das sonst zehn Mails am Tag sendet, sehen nach Massenversand aus. Gleichmäßiger Versand über den Tag mit Pausen zwischen den Mails wirkt natürlicher.

Setz deshalb für jedes Postfach ein Tageslimit und ein Versandfenster, etwa werktags zwischen 8 und 17 Uhr. Wenn du mehr Mails verschicken willst, verteile sie auf mehrere Postfächer statt ein einzelnes zu überlasten. Prüf auch, welche Grenzen dein Mailanbieter für den Versand über SMTP setzt. Diese Grenzen stehen meist in der Hilfe des Anbieters.

Viele Teams nutzen für Kaltmails eine eigene Domain, die der Hauptdomain ähnelt, zum Beispiel mit einem Zusatz. So bleibt die Hauptdomain geschützt, falls die Zustellbarkeit der Kaltmail-Domain leidet. Auch diese Domain braucht SPF, DKIM, DMARC und eine Website, die nicht leer ist.

Eine neue Domain aufwärmen

Eine neue Domain oder ein neues Postfach hat noch keinen Ruf. Wer hier sofort voll versendet, landet schnell im Spam. Beim Aufwärmen steigerst du die Menge langsam und sorgst dafür, dass die ersten Mails positive Reaktionen bekommen.

Der folgende Plan ist ein Beispiel zum Anpassen und keine feste Regel. Beobachte Antworten, Rückläufer und Spamhinweise und geh langsamer vor, wenn etwas auffällt.

Zeitraum	Mails pro Tag und Postfach	Worauf du achtest
Woche 1	5 bis 10, vor allem an bekannte Kontakte	Normale Gespräche, echte Antworten
Woche 2	10 bis 20	Keine Rückläufer, Antworten kommen
Woche 3	20 bis 30	Erste Kaltmails an gut geprüfte Adressen
Ab Woche 4	Langsam weiter steigern	Spamrate und Rückläufer beobachten

Saubere Listen und Stopp bei Antwort

Rückläufer, also Mails an Adressen, die es nicht gibt, schaden deinem Ruf schnell. Prüf neue Listen vor dem Versand und entferne Adressen sofort, die als unzustellbar zurückkommen. Schick nie zweimal an eine Adresse, die einmal hart abgewiesen wurde.

Ebenso wichtig ist der Stopp bei Antwort. Wer geantwortet hat, darf keine automatische Folgemail mehr bekommen. Andernfalls steigt die Wahrscheinlichkeit, dass jemand die Mail als Spam meldet, und genau diese Meldungen zählen bei Gmail in die Spamrate.

Wer ausdrücklich keine Mails mehr möchte, bekommt keine mehr. Trag den Wunsch sofort im CRM als Sperre ein, damit auch Kollegen aus anderen Postfächern nicht mehr schreiben.

Beobachte außerdem regelmäßig deine Kennzahlen. Steigen die Rückläufer, sinkt die Antwortquote plötzlich oder melden Empfänger Spam, halbiere die Versandmenge und prüfe Liste, Texte und Einrichtung, bevor du weitermachst. Für Gmail zeigen die Postmaster Tools von Google die Spamrate deiner Domain an, sobald genug Mails dort ankommen.

Inhalt, der Spamfilter nicht reizt

Schreib reinen, kurzen Text statt aufwendiger HTML-Gestaltung mit vielen Bildern.
Verzichte in der ersten Mail auf Anhänge. Biete sie stattdessen an.
Setz höchstens einen Link und verzichte auf Linkkürzer.
Vermeide Großbuchstaben, viele Ausrufezeichen und reißerische Betreffzeilen.
Nutze einen echten Absendernamen und eine Adresse, auf die Antworten ankommen.
Wechsle die Formulierungen zwischen Gruppen von Empfängern, statt tausendmal denselben Text zu schicken.

Häufige Fragen

+Brauche ich DMARC, wenn ich nur wenige Mails versende?

Google verlangt DMARC ausdrücklich erst ab 5.000 Mails pro Tag an Gmail. Trotzdem lohnt sich ein einfacher DMARC-Eintrag mit p=none für jede Domain, weil er dir Berichte liefert und zeigt, wer in deinem Namen sendet.

+Wie lange dauert das Aufwärmen einer neuen Domain?

Plane mindestens drei bis vier Wochen ein, bevor du größere Mengen verschickst. Entscheidend ist nicht der Kalender, sondern ob deine Mails Antworten bekommen und keine Rückläufer oder Spammeldungen auslösen.

+Wie prüfe ich, ob SPF und DKIM funktionieren?

Schick eine Mail an ein Gmail-Konto und öffne dort im Menü der Nachricht „Original anzeigen“. Dort steht für SPF, DKIM und DMARC jeweils, ob die Prüfung bestanden wurde.

+Hilft eine eigene Domain für Kaltmails?

Viele Teams trennen Kaltmails von der Hauptdomain, damit Probleme bei der Zustellbarkeit nicht die normale Geschäftskorrespondenz treffen. Die zusätzliche Domain braucht dieselbe technische Einrichtung und muss ebenfalls aufgewärmt werden.

Begriffe aus diesem Artikel

Quellen

[1]Google: Richtlinien für E-Mail-Absender (Gmail-Hilfe): https://support.google.com/a/answer/81126?hl=de

E-Mail-Zustellbarkeit: SPF, DKIM, DMARC und Versandmengen