Datenschutzerklärung

Verantwortliche

Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen ist die Dr. Krey eG, Schrammweg 3, 35745 Herborn, Deutschland, eingetragen im Genossenschaftsregister des Amtsgericht Wetzlar, GnR 341, vertreten durch Vorstand Dr. Torsten Krey.

Kontakt: hello@leadmode.de. Anfragen zum Datenschutz richten betroffene Personen an datenschutz@leadmode.de.

Datenschutzbeauftragte

Ein Datenschutzbeauftragter ist bei der Anbieterin nicht benannt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und des § 38 BDSG nicht vorliegen. Anlaufstelle für alle Datenschutzanliegen ist datenschutz@leadmode.de. Dort eingehende Anliegen werden von der Anbieterin selbst bearbeitet.

Anbieterin als Verantwortliche

Die Anbieterin verarbeitet personenbezogene Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung, soweit dies erforderlich ist für

• den Betrieb der Website,
• die Registrierung sowie die Einrichtung und Verwaltung von Konten und Organisationen,
• die Anmeldung und die Sicherheit der Plattform,
• die Vertragsabwicklung, Abrechnung, Zahlung und Buchhaltung,
• den Support und die Kommunikation mit Kunden und Interessenten,
• die Abwehr von Missbrauch und Angriffen sowie den technischen Betrieb der Plattform,
• das weltweite Ranking, soweit die Organisation es freigegeben und die betroffene Person eingewilligt hat (Abschnitt 3.13),
• die Ratenbegrenzung und Missbrauchsabwehr auf der Widerspruchsseite der Lead-Beschaffung (Abschnitt 3.14).

Für diese Verarbeitungen gelten die Abschnitte 3 bis 12.

Anbieterin als Auftragsverarbeiterin

Alle Inhalte und personenbezogenen Daten, die der Kunde oder seine Nutzer, Partnerzugänge, Kontakte oder Funnels in die Plattform einbringen oder dort erzeugen (insbesondere Kontakte, Ansprechpartner, Notizen, E-Mails, Anrufe, Aufnahmen, Transkripte, KI-Auswertungen, Bewerbungen, Termine, Lead-Daten, Dokumente und Belege), verarbeitet die Anbieterin ausschließlich im Auftrag und auf dokumentierte Weisung des Kunden als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für diese Daten ist der Kunde. Grundlage ist der zwischen Kunde und Anbieterin geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag. Das gilt auch für die Lead-Beschaffung über Leadmode (Anlage G Ziffer 5.7 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen): Auf Auftrag eines Kunden ruft die Anbieterin Firmen zu Branche und Region aus öffentlichen Unternehmensprofilen ab, bestimmt die Rechtsform aus Name und Impressum, bereitet Firmen aus deren Websites auf (Firmendaten und Ansprechpartner mit Rolle und dienstlichen Kontaktdaten), versendet auf Veranlassung des Kunden die Informations-Mail aus dessen Postfach und betreibt für ihn die Widerspruchsseite. Verantwortlicher für diese Daten ist ab dem Abruf der Kunde; die Anbieterin führt keinen eigenen Bestand und gibt die Ergebnisse einer Organisation nicht an andere Organisationen weiter.

Die Anbieterin verwendet diese Daten nicht für eigene Zwecke, verkauft sie nicht und verwendet sie nicht zum Training eigener oder fremder KI-Modelle. Einzige Ausnahme sind die Tageszahlen für das weltweite Ranking, die die Anbieterin nur auf Freigabe der Organisation und nur für einwilligende Personen erhält (Abschnitt 3.13).

Hinweis für Betroffene von Kunden

Betroffene Personen, deren Daten ein Kunde in der Plattform verarbeitet, erhalten die Informationen nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO sowie Auskunft und die Erfüllung ihrer weiteren Rechte von dem jeweiligen Kunden. Das betrifft insbesondere:

• Kontakte und Ansprechpartner von Kunden, einschließlich Personen, mit denen ein Kunde telefoniert, E-Mails oder SMS austauscht oder die in Gesprächen aufgenommen und transkribiert werden,
• Bewerber, die sich über eine Karriereseite eines Kunden bewerben,
• Besucher von Landeseiten und Funnels eines Kunden, die dort Angaben machen oder eine Einwilligung erteilen,
• Personen, die über eine Buchungsseite eines Kunden einen Termin buchen,
• Teilnehmer von Videomeetings eines Kunden (Lead Meet), auch Gäste ohne eigenes Konto (Abschnitt 2.11),
• Personen, deren berufliche Kontaktdaten ein Kunde über die Lead-Beschaffung über Leadmode aus öffentlichen Unternehmensprofilen (Google Maps) und Firmenwebsites hat abrufen oder aufbereiten lassen, einschließlich Inhabern, Geschäftsführern und Ansprechpartnern von Unternehmen,
• Mitarbeiter und sonstige Nutzer eines Kunden, soweit der Kunde ihre Daten in der Plattform verarbeitet (zum Beispiel Zeit- und Einsatzdaten, Personalunterlagen).

Lead-Beschaffung über Leadmode: Hat ein Kunde Daten über diese Funktion abrufen oder aufbereiten lassen, stammen sie aus dem öffentlichen Unternehmensprofil der Firma bei Google Maps und von der Firmenwebsite (Team-, Über-uns-, Presse-, Leistungs-, Kontakt- und Impressumsseiten). Personen, die im Impressum mit ihrer Funktion genannt sind (Inhaber, Geschäftsführung, Vorstand, Prokura, Verantwortliche), übernimmt die Plattform nur, wenn der Kunde das für den jeweiligen Auftrag gewählt hat („Impressum einbeziehen“); sie tragen dann die Quelle „Impressum“, und Informations-Mail und Widerspruchsseite nennen das Impressum als Quelle. Angaben zum Inhaber des Profils, Mobilfunknummern, private Anschriften, Fotos und Daten aus sozialen Netzwerken werden nicht übernommen. Der Kunde ist verpflichtet, die betroffene Person innerhalb von 30 Tagen, spätestens beim ersten Kontakt, nach Art. 14 DSGVO zu informieren, am Telefon oder mit einer Informations-Mail aus seinem Postfach, die den Kunden als Verantwortlichen, Quelle, Zweck, Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Empfänger, Speicherdauer, Rechte und einen Link zur Widerspruchsseite nennt. Die Widerspruchsseite liegt unter der Domain der Anbieterin und nennt den Kunden als Verantwortlichen mit seinen Angaben; die Anbieterin betreibt sie in seinem Auftrag. Der Aufruf des Links verändert nichts. Ein Klick auf „Widersprechen“ sperrt den Datensatz beim Kunden sofort für Kontakt und Anruf und wird ihm gemeldet; eine Bestätigung per E-Mail ist nicht nötig. Der Widerspruch bleibt beim Kunden als Prüfwert (Hashwert) in dessen Sperrliste erhalten, auch wenn der Datensatz gelöscht wird, damit die Person bei einem späteren Abruf nicht erneut angelegt wird. Auskunftsverlangen über die Seite gehen an den Kunden, der sie als Verantwortlicher beantwortet. Die Anbieterin verwendet beim Aufruf der Seite die IP-Adresse nur kurzzeitig zur Ratenbegrenzung (Abschnitt 3.14).

Anfragen betroffener Personen, die bei der Anbieterin eingehen und Daten betreffen, für die ein Kunde verantwortlich ist, leitet die Anbieterin an den Kunden weiter und unterstützt ihn bei der Beantwortung nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Anbieterin ist nicht Vertragspartei der Telefon-, SMS-, Mail-, Lead- oder Videoverträge des Kunden.

Folgende technische Festlegungen der Plattform sind für Betroffene von Kunden von Bedeutung, ohne dass sie die Verantwortung des Kunden für Speicherdauer und Löschung ersetzen: Die Audiodateien von Anrufaufnahmen werden von der Plattform vierzehn Tage nach der Aufnahme automatisch gelöscht, davor angelegte Aufnahmen behalten ihre kürzere Frist von sieben bzw. 30 Tagen; Transkripte sind Teil der Kontakthistorie und bleiben bis zur Löschung des Kontakts oder der Organisation durch den Kunden bestehen; Bewerbungen werden von der Plattform sechs Monate nach der Absage automatisch gelöscht; beendete Videomeetings (Lead Meet) mit ihren Teilnahmen, Transkripten und Einwilligungsbelegen löscht die Plattform nach der Frist, die der Kunde dafür einstellt (Vorgabe 90 Tage, Abschnitt 2.11); Sicherungskopien werden nach einem Rotationsplan überschrieben, sodass gelöschte Daten noch bis zu etwa zwölf Monate in Sicherungen verbleiben können, ohne im Produktivbetrieb zugänglich zu sein. Mit Diensten Dritter, die der Kunde mit eigenen Zugangsdaten anbindet (zum Beispiel Telefonie, SMS, Kampagnen-Mail, Postfächer, Kalender, Lead-Quellen), besteht die Vertragsbeziehung ausschließlich zwischen dem Kunden und dem jeweiligen Anbieter.

Funnels, Landeseiten, Karriere- und Buchungsseiten der Kunden

Die Plattform hostet öffentliche Seiten, die Kunden selbst gestalten und veröffentlichen. Dafür ist der Kunde verantwortlich, einschließlich der Datenschutzerklärung, des Impressums und der Einwilligungen auf der jeweiligen Seite; beide Angaben sind für die Veröffentlichung einer Landeseite oder eines Funnels zu hinterlegen und werden dort verlinkt.

Wenn eine Besucherin oder ein Besucher in einem Funnel eine Einwilligung erteilt, speichert die Plattform im Auftrag des Kunden zum Nachweis den Zeitpunkt, den Wortlaut der Einwilligung, die Kennung und Version des Funnels, die Seite, eine gekürzte IP-Adresse (bei IPv4 ohne das letzte Oktett, bei IPv6 auf ein Präfix von 48 Bit) und eine Kurzform der Browserkennung. Der Nachweis ist dem Kontakt des Kunden zugeordnet und entfällt mit dessen Löschung. Die vollständige IP-Adresse wird dafür nicht gespeichert; sie wird für eine Ratenbegrenzung nur flüchtig im Arbeitsspeicher verwendet.

Google-Kalender, Google Drive und Limited Use

Verbindet ein Nutzer seinen Google Kalender mit der Plattform, greift die Plattform auf Termine des vom Nutzer ausgewählten Kalenders und auf die Liste seiner Kalender zu. Termine aus Google erscheinen als private Termine der verbundenen Person; Termine aus der Plattform werden nur nach ausdrücklicher Freigabe durch den Nutzer an Google übertragen. Die Daten werden ausschließlich zur Synchronisation der Kalender verwendet, verschlüsselt gespeichert und weder an Dritte weitergegeben noch verkauft noch für Werbung oder zum Training von Modellen verwendet. Die Verbindung kann jederzeit in der Plattform getrennt und in den Kontoeinstellungen bei Google widerrufen werden; beim Trennen werden die Zugangsdaten zur Verbindung gelöscht.

Verbindet ein Nutzer oder ein Administrator Google Drive mit der Plattform, fragt die Plattform ausschließlich das Recht „drive.file“ an, also den Zugriff auf Dateien, die die Plattform selbst anlegt oder die der Nutzer mit ihr öffnet. Sie liest bei der Verbindung die Google-Adresse des Kontos und speichert sie verschlüsselt. Ordner, die der Nutzer in Google Drive für die Leadmode-Adresse freigibt, liest die Plattform samt Unterordnern ausschließlich lesend. Dateien werden nur auf Veranlassung des Nutzers angezeigt, hochgeladen, umbenannt, kopiert, verschoben oder in den Papierkorb von Google Drive gelegt; die Plattform legt von Drive-Dateien keine Kopie an, es sei denn, der Nutzer kopiert sie ausdrücklich in die Ablage der Plattform. Benannte Konten der Organisation weist ein Administrator Projekten zu; zu jedem Abruf der gelesenen und zugeordneten Ordner führt die Plattform ein Protokoll. Die Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung des Datei-Explorers verwendet, verschlüsselt gespeichert und weder an Dritte weitergegeben noch verkauft noch für Werbung oder zum Training von Modellen verwendet. Die Verbindung kann jederzeit in der Plattform getrennt und in den Kontoeinstellungen bei Google widerrufen werden.

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die die Plattform von Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Leadmode's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Zusammenarbeit zwischen Organisationen

Kunden können sich in der Plattform mit anderen Kunden (Organisationen) verbinden und Projekte gemeinsam führen. Verbindet ein Kunde ein Projekt mit einer verbundenen Organisation, haben beide Organisationen je eine eigene Kopie der verbundenen Leads (Firma, Ansprechpartner, geschäftliche Kontaktdaten, Status, Anrufergebnisse, Termine, auf Einstellung der sendenden Organisation auch Gesprächsnotizen) und halten sie über die Plattform gegenseitig aktuell. Die Anbieterin übermittelt die Daten dabei ausschließlich im Auftrag und auf Weisung der sendenden Organisation und nach deren Einstellungen zu Umfang und Richtung; für jede Organisation ist sie Auftragsverarbeiterin nach deren eigenem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Die Organisationen regeln ihre Rollen, Zwecke und Rechtsgrundlagen untereinander selbst; im Regelfall ist jede Organisation für ihre Kopie eigene Verantwortliche. Die Anbieterin bestimmt diese Rollen nicht und ist nicht Partei dieser Vereinbarung. Betroffene Personen, deren Daten zwischen Organisationen abgeglichen werden, erhalten die Informationen nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO sowie Auskunft und die Erfüllung ihrer weiteren Rechte von der jeweiligen Organisation; sie können ihre Rechte gegenüber jeder Organisation geltend machen, die ihre Daten in einer Kopie führt. Löschungen, Berichtigungen und Sperren („nicht kontaktieren“) gibt die Plattform während der Verbindung als Hinweis an die andere Organisation weiter; die Plattform löscht nicht ungefragt im Bestand der anderen Organisation. Name und Logo einer Organisation sind für Administratoren anderer Organisationen auffindbar (Ziffer 3.12).

Dienste Dritter auf Seiten der Kunden

Kunden können auf ihren Funnels und Landeseiten Mess-, Tracking- und Marketingdienste (Meta Pixel, Google Analytics 4, Google Tag Manager, TikTok Pixel, LinkedIn Insight Tag, Hotjar) einrichten und Videos, Karten, Terminkalender und Bewertungsangaben einbinden. Die Plattform stellt dafür technische Hilfsmittel bereit; Verantwortlicher für diese Dienste und die damit verbundene Verarbeitung der Daten der Besucher ist der Kunde. Er entscheidet über Einsatz, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Banner, Datenschutzerklärung und die Verträge mit den Anbietern.

Die Plattform lädt einen Mess-, Tracking- oder Marketingdienst auf einer Seite nur, wenn der Kunde den Dienst eingerichtet und einen Cookie-Banner aktiviert hat und der Besucher der Gruppe des Dienstes (Statistik oder Marketing) zugestimmt hat. Die Entscheidung des Besuchers speichert die Seite im lokalen Speicher seines Browsers; sie lässt sich im Fuß der Seite ändern, und eine zurückgenommene Zustimmung führt zum Neuladen der Seite ohne den Dienst. Nach der Zustimmung sendet der Browser des Besuchers Kennungen, Seitenaufrufe, die IP-Adresse und Browserangaben unmittelbar an den jeweiligen Anbieter, der sie nach seinen eigenen Bedingungen verarbeitet und dabei auch Drittländer einbeziehen kann; die Plattform leitet diese Daten nicht weiter. Eingebettete Inhalte (zum Beispiel von YouTube, Vimeo, Loom, Google Maps, Calendly, Cal.com, HubSpot, GoHighLevel oder iClosed) lädt die Seite erst, nachdem der Besucher sie angeklickt hat; ab diesem Zeitpunkt tauscht sein Browser Daten unmittelbar mit dem Anbieter aus.

Hat der Kunde den serverseitigen Weg zu Meta (Conversion API) mit eigenem Zugriffstoken eingerichtet und stimmt der Besucher dem Marketing zu, sendet die Plattform im Auftrag und auf Weisung des Kunden bei einer Anfrage oder Terminbuchung ein Ereignis an Meta. Es enthält die Ereigniskennung, die Browserkennungen von Meta, die IP-Adresse und die Kennung des Geräts sowie E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Name, Ort und Postleitzahl, die vor dem Versand normalisiert und mit SHA-256 gehasht werden. Seitenaufrufe und Terminbuchungen ohne Abschluss meldet die Seite nur mit Zustimmung; der Server leitet sie ohne Personendaten weiter. Meta verarbeitet die Daten als Anbieter des Dienstes nach seinen Bedingungen auch in Drittländern; Rechtsgrundlage und Information der Besucher liegen beim Kunden.

Bewertungsangaben von Plattformen (Trustpilot, ProvenExpert, kununu, Google) zeigt eine Seite als Karte mit den Zahlen, die der Kunde von Hand einträgt, und einem Link zum Profil. Die Plattform ruft keine Daten bei der Bewertungsplattform ab; erst mit dem Klick auf den Link verlässt der Besucher die Seite. Für Vorschläge in Anschriftsfeldern sendet die Seite die Eingabe an einen Adressdienst, den die Anbieterin selbst betreibt; eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Dateien, die Besucher hochladen

Enthält ein Funnel ein Upload-Feld, kann der Besucher bis zu drei Dateien mit je höchstens 8 MB hochladen (zum Beispiel PDF, Bilder, Word-, Excel-, PowerPoint- oder Textdateien). Die Plattform prüft die Dateien nach Inhalt, speichert sie im Auftrag des Kunden verschlüsselt im Dateispeicher und hängt sie nach dem Absenden an den Lead des Kunden. Nicht angehängte Dateien löscht die Plattform nach kurzer Frist. Welche Dateien der Kunde anfordert, wie lange er sie aufbewahrt und ob Lebensläufe, Zeugnisse oder andere sensible Unterlagen angefordert werden, entscheidet der Kunde; er ist dafür verantwortlich und informiert die Besucher in seiner Datenschutzerklärung.

WhatsApp und Übergabe an Systeme der Kunden

Richtet der Kunde ein eigenes WhatsApp Business-Konto in der Plattform ein, versendet die Plattform auf Veranlassung der berechtigten Nutzer Nachrichten über die Cloud-API von Meta und nimmt Antworten und Zustellstatus über einen Webhook entgegen, dessen Signatur sie prüft. Die Plattform speichert den Verlauf im Auftrag des Kunden bei dem Kontakt (Rufnummer und Text verschlüsselt, Zustellstatus, Zeitpunkt). Medien wie Bilder, Dateien und Sprachnachrichten lädt sie nicht; sie vermerkt nur ihren Eingang. Meta verarbeitet die Daten nach seinen eigenen Bedingungen und kann sie auch außerhalb der Europäischen Union verarbeiten. Verantwortlicher ist der Kunde; er holt die erforderlichen Einwilligungen ein und informiert die Betroffenen.

Richtet der Kunde für einen Funnel eine Direktanbindung ein (HubSpot, Brevo, ActiveCampaign, GoHighLevel, Zoho CRM, Personio, Recruitee oder eine Google-Tabelle über ein Apps-Skript des Kunden), übergibt die Plattform neue Leads und Bewerbungen auf Weisung des Kunden an dessen System. Die Zugangsdaten speichert sie verschlüsselt; bei Störungen wiederholt sie die Übergabe. Das empfangende System gehört dem Kunden und wird von ihm in eigener Verantwortung betrieben und mit dem Anbieter vertraglich geregelt. Gleiches gilt für ausgehende Webhooks sowie für Anleitungen für Zapier und Make.

Social-Media-Kanäle (Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok)

Verbindet ein Nutzer oder ein Administrator ein Konto bei Instagram, Facebook, LinkedIn oder TikTok mit der Plattform, meldet er sich dafür beim jeweiligen Anbieter selbst an und erteilt der Plattform dort die gewünschten Rechte. Die Plattform erhält vom Anbieter ein Zugriffstoken, die Kennung und den Namen des Kontos oder der Seite und speichert sie verschlüsselt. Das Passwort des Nutzers erhält die Plattform nicht.

Je nach erteilten Rechten und Einstellung des Kunden veröffentlicht oder plant die Plattform auf Veranlassung der berechtigten Nutzer Beiträge (Text, Bilder, Videos aus der Ablage der Plattform), liest veröffentlichte Beiträge samt Kennzahlen wie Reichweite und Interaktionen und liest und beantwortet Kommentare und Nachrichten an das verbundene Konto. Zu Kommentaren und Nachrichten bei Instagram und Facebook verarbeitet sie die Kennung des Absenders beim Anbieter, den angezeigten Namen, den Text und den Zeitpunkt und speichert sie im Auftrag des Kunden verschlüsselt im Postfach, auf Veranlassung des Mitarbeiters auch beim zugeordneten Kontakt. Bei LinkedIn zeigt die Plattform Kommentare nur an und hält sie höchstens 48 Stunden, Profilangaben der Kommentierenden höchstens 24 Stunden zwischen; sie legt daraus keine Kontakte an, verknüpft sie nicht mit anderen Daten, gibt sie nicht aus der Plattform heraus und übergibt sie keinem Sprachmodell. Bei TikTok verarbeitet sie Kommentare nur, soweit die Schnittstelle sie bereitstellt. Welche dieser Funktionen verfügbar sind, hängt vom Anbieter, vom Kontotyp und von der Region des Kontos ab.

Verantwortlicher für Beiträge, Kommentare und Nachrichten ist der Kunde; die Anbieterin verarbeitet sie als seine Auftragsverarbeiterin (Abschnitt 2.2 und 2.3). Der jeweilige Anbieter (Meta Platforms Ireland Limited, LinkedIn Ireland Unlimited Company, TikTok Technology Limited, Irland) verarbeitet die Daten nach seinen eigenen Bedingungen und kann dabei Drittländer einbeziehen; er ist kein Unterauftragnehmer der Anbieterin (Abschnitt 4.2). Die Plattform verwendet die Daten ausschließlich zur Bereitstellung dieser Funktionen. Sie gibt sie nicht an Dritte weiter, verkauft sie nicht und verwendet sie weder für Werbung noch zur Erstellung von Profilen noch zum Training von Modellen. Die Nutzung entspricht den Plattformbedingungen und Entwicklerrichtlinien der Anbieter.

Der Nutzer kann die Verbindung jederzeit in der Plattform trennen und den Zugriff in den Einstellungen beim Anbieter widerrufen; beim Trennen löscht die Plattform die Zugangsdaten der Verbindung. Fordert eine betroffene Person bei dem Anbieter die Löschung ihrer über die Plattform verarbeiteten Daten an oder wendet sie sich an datenschutz@leadmode.de, löscht die Plattform die zu dieser Verbindung gehörenden Daten dieser Person im Rahmen der Weisung des Kunden.

Lead Meet (Videomeetings) und Transkript

Lead Meet ist die Videokonferenz der Plattform. Ein Kunde lädt über einen Link zu einem Meeting ein; teilnehmen können seine Nutzer und Gäste ohne eigenes Konto, die lediglich einen Anzeigenamen angeben. Verantwortlicher für die Verarbeitung im Meeting ist der Kunde, dessen Nutzer das Meeting als Host leitet; die Anbieterin verarbeitet die Daten als seine Auftragsverarbeiterin (Abschnitt 2.2). Das gilt auch für Gäste: Sie erhalten die Informationen nach Art. 13 DSGVO und die Erfüllung ihrer Rechte von diesem Kunden (Abschnitt 2.3). Das Meeting-Fenster liefert die Anbieterin unter meet.leadmode.de aus; es setzt keine Cookies und lädt keine Skripte, Schriften oder Modelle von Dritten. Die Speicherungen im Browser nennt Abschnitt 7.2.

Bild und Ton: Kamera, Mikrofon und Bildschirmfreigaben werden transportverschlüsselt über Meet-Server übertragen, die die Anbieterin selbst auf Servern der Hetzner Online GmbH in Falkenstein (Deutschland) betreibt. Die Meet-Server leiten Bild und Ton an die übrigen Teilnehmer weiter und speichern sie nicht; einen Mitschnitt von Bild oder Ton des Meetings gibt es nicht. Für die Übertragung verarbeiten die Meet-Server die IP-Adresse des Geräts, den Anzeigenamen und technische Kennungen der Teilnahme; sie führen ein technisches Betriebsprotokoll ohne Bild- und Toninhalte, das fortlaufend überschrieben wird und solche Verbindungsdaten enthalten kann. Nachrichten im Chat des Meetings und Reaktionen werden nur während des Meetings an die Teilnehmer übertragen und nicht gespeichert. Den Hintergrund-Effekt der Kamera (Weichzeichnen oder Hintergrundbild) berechnet ausschließlich der Browser der jeweiligen Person; ein eigenes Hintergrundbild bleibt in diesem Browser, und die Meet-Server und die übrigen Teilnehmer erhalten nur das fertige Kamerabild.

Gespeicherte Daten: In der Datenbank des Kunden speichert die Plattform den Raum (Titel, Link-Code, Zutrittsregeln, anlegende Person), je Meeting Beginn, Ende und Anlass des Endes sowie je Teilnahme den Anzeigenamen, die Art der Teilnahme (Nutzer oder Gast), die Rolle, die Zeiten von Beitritt und Verlassen, einen an den Kunden gebundenen Prüfwert einer Zufallskennung des Browsers (damit eine entfernte oder abgewiesene Person demselben Meeting nicht mit einer neuen Teilnahme beitritt; die Kennung selbst wird nicht gespeichert) und eine technische Qualitätsmeldung des Browsers ohne Inhalte und ohne Adressen. Titel, Link-Code und Anzeigenamen sind anwendungsseitig verschlüsselt. Die Schnittstellen des Meeting-Fensters verwenden die IP-Adresse nur flüchtig im Arbeitsspeicher, um Anfragen und Fehlversuche zu begrenzen. Beendete Meetings mit ihren Teilnahmen löscht die Plattform automatisch nach der Löschfrist, die der Kunde für Lead Meet einstellt (Vorgabe 90 Tage, einstellbar von 7 bis 730 Tagen). Gehört das Meeting zu einem Termin mit einem Kontakt des Kunden, vermerkt die Plattform die Teilnahme (Anzeigenamen, Rolle und Dauer) zusätzlich als Notiz in der Kontakthistorie; diese Notiz bleibt wie die übrige Kontakthistorie bis zur Löschung durch den Kunden bestehen.

Transkript nur nach Einwilligung: Ein Transkript entsteht nur, wenn der Host oder ein Co-Host es im Meeting einschaltet, entweder als Live-Mitschrift oder als Transkription nach dem Meeting. Jede Person im Meeting erhält dann einen Hinweis, der nennt, wer das Transkript eingeschaltet hat, welche Art gewählt ist, welche Dienste den Ton verarbeiten und wann das Transkript gelöscht wird, und wählt „Einverstanden“ oder „Ohne mich“. Erfasst wird ausschließlich das eigene Mikrofon einer Person, und nur, solange das Transkript läuft, sie „Einverstanden“ gewählt hat und ihr Mikrofon eingeschaltet ist. Ohne Wahl und bei „Ohne mich“ wird nichts erfasst; die Person nimmt unverändert am Meeting teil, und ihre Beiträge fehlen im Transkript. Solange ein Transkript läuft, zeigt jedes Meeting-Fenster dies an. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der jeweiligen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Plattform holt sie im Namen des Kunden als Verantwortlichem ein und belegt sie für ihn mit Meeting, Teilnahme, Entscheidung, Art des Transkripts, Fassung und Sprache des Hinweistextes und Zeitpunkt. Die Wahl lässt sich im Meeting jederzeit ändern; ein Widerruf beendet die Erfassung sofort, und der Host kann die bis dahin erfassten Beiträge der Person löschen. Nach dem Meeting ist der Widerruf an den Kunden zu richten (Abschnitt 8.3).

Live-Mitschrift: Bei der Live-Mitschrift verbindet sich der Browser jeder einwilligenden Person selbst mit dem Dienst AssemblyAI (AssemblyAI, Inc., Endpunkt in der Europäischen Union) und sendet den Ton des eigenen Mikrofons unmittelbar dorthin; der Ton läuft nicht über Server der Anbieterin. Dabei erhält AssemblyAI technisch bedingt die IP-Adresse des Geräts. Die Verbindung wird mit einem kurzlebigen Zugangstoken der Anbieterin aufgebaut, erst geöffnet, wenn die Person spricht, und nach 45 Sekunden Stille wieder geschlossen. Der erkannte Text erscheint den Teilnehmern als Untertitel, die über den Meet-Server übertragen und dort nicht gespeichert werden; bei der Anbieterin wird nur der Text gespeichert. AssemblyAI ist Plattformdienstleister der Anbieterin (Abschnitt 4.1); für die Übermittlung gilt Abschnitt 5.1.

Transkription nach dem Meeting: Bei dieser Art nimmt der Browser den Ton des eigenen Mikrofons der einwilligenden Person in kurzen Stücken auf und lädt sie zur Plattform hoch. Sie liegen bis zur Umschrift verschlüsselt im Objektspeicher der Plattform im Bereich des Kunden (Hetzner Online GmbH, Deutschland). Nach dem Ende des Meetings wandelt je nach Betriebszustand das eigene Transkriptionsmodell der Anbieterin oder AssemblyAI (Endpunkt in der Europäischen Union) den Ton in Text um; die jeweils andere Quelle übernimmt, wenn die gewählte ausfällt oder ausgelastet ist (Abschnitt 6.1). Danach wird der Ton gelöscht, auch dann, wenn die Umschrift nach fünf Versuchen endgültig scheitert.

Inhalt, Zugriff und Löschung: Das Transkript besteht aus Zeilen mit Sprecher und Zeit und liegt anwendungsseitig verschlüsselt in der Datenbank des Kunden. Eine Zusammenfassung entsteht nur, wenn ein berechtigter Nutzer sie anfordert; sie wird über die KI-Modelle der Plattform erstellt (Abschnitt 6.1) und bei einem Meeting zu einem Termin mit einem Kontakt zusätzlich als Notiz in dessen Kontakthistorie abgelegt. Lesen können das Transkript die Administratoren des Kunden, der Nutzer, der den Raum angelegt hat, Nutzer, die am Meeting teilgenommen haben, und bei einem Meeting zu einem Termin mit einem Kontakt die Nutzer, die diesen Kontakt lesen dürfen; die Plattform protokolliert jeden Lesezugriff. Gäste haben nach dem Meeting keinen Zugriff über die Plattform und wenden sich für Auskunft und Kopie an den Kunden. Transkript, Zusammenfassung und Einwilligungsbelege löscht die Plattform zusammen mit dem Meeting nach der Löschfrist des Kunden; Administratoren und der Nutzer, der den Raum angelegt hat, können Transkript und Zusammenfassung vorher löschen. Die Notiz mit der Zusammenfassung in der Kontakthistorie bleibt bis zur Löschung durch den Kunden bestehen. Die Anbieterin verwendet Ton und Transkripte nicht zum Training von Modellen.

Aufruf der Website und technische Auslieferung

Zweck: Auslieferung der Website und Gewährleistung ihrer Stabilität und Sicherheit.

Datenarten: Beim Aufruf übermittelt der Browser technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, die übertragene Datenmenge und Angaben zum Browser und Betriebssystem. Die Website lädt keine Schriften, Skripte oder sonstigen Inhalte von fremden Servern; Schriften und Grafiken stammen vom Server der Anbieterin. Die Rechner und Auswahlfelder der Website rechnen ausschließlich im Browser und speichern nichts. Das einzige Formular, das Eingaben an die Anbieterin übermittelt, ist das Anfrageformular auf der Partnerseite (siehe unten).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der technisch fehlerfreien und sicheren Bereitstellung der Website.

Speicherdauer: Das Zugriffsprotokoll des Webservers der Website wird spätestens nach 48 Stunden gelöscht. Soweit Verbindungsdaten in weiteren Betriebsprotokollen der eingesetzten Systemkomponenten anfallen, dienen sie ausschließlich der Störungsanalyse und der Abwehr von Angriffen und werden nur so lange gespeichert, wie dies hierfür erforderlich ist.

Reichweitenmessung ohne Cookies: Die Anbieterin misst die Nutzung der Website, ohne Cookies zu setzen und ohne Informationen im Endgerät zu speichern oder daraus auszulesen. Dazu wertet sie die Zugriffe auf ihrem Server aus: aufgerufene Seite, Zeitpunkt, Herkunft des Aufrufs (Domain der verweisenden Seite und Kampagnenangaben im Link), Sprache des Browsers, Gerätetyp, Browser und Betriebssystem. Um die Aufrufe eines Besuchs am selben Tag zusammenzuführen, bildet sie aus IP-Adresse und Browser-Kennzeichen einen Kurzwert mit einem täglich wechselnden Schlüssel; die IP-Adresse und das Browser-Kennzeichen selbst werden dabei nicht gespeichert. Der Kurzwert lässt sich am nächsten Tag nicht mehr zuordnen und wird nach 35 Tagen gelöscht, die zusammengefassten Zahlen ohne Personenbezug bleiben. Es werden keine Daten an Dritte übermittelt; die Auswertung läuft auf eigenen Servern der Anbieterin in Deutschland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung und Planung des Angebots).

Anfrage zum Partnerprogramm: Auf der Partnerseite kann eine Interessentin oder ein Interessent eine Anfrage senden. Übermittelt werden die eingegebenen Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Firma oder Kanal, Website oder Profil, Art, Nachricht) sowie zum Schutz vor Missbrauch kurzzeitig die IP-Adresse zur Begrenzung der Anfragen je Adresse. Die Anfrage wird als E-Mail an die Anbieterin zugestellt und nicht in der Plattform gespeichert; sie wird über den Mailserver der Anbieterin versandt und im Postfach der Anbieterin verwahrt, solange es für die Bearbeitung und die Anbahnung einer Zusammenarbeit erforderlich ist. Schlägt die Übermittlung fehl, öffnet sich auf Wunsch das E-Mail-Programm der anfragenden Person mit der fertigen Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage) und lit. f DSGVO (Bearbeitung von Anfragen).

Registrierung und Konto

Zweck: Anlage eines Kontos und einer Organisation, Prüfung der Registrierung, Bereitstellung der Plattform, Verwaltung von Nutzern, Rollen und Einladungen, Nachweis der Vertragsannahme.

Datenarten: Vorname und Nachname, Name der Organisation, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Prüfwert gespeichert) oder Kennung des verwendeten Google-Kontos, Registrierungscode (nur als geschützter Prüfwert gespeichert), Zeitpunkt, Version und handelnde Person der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen, Zeitpunkt und Version der Bestätigung, dass die Registrierung durch einen Unternehmer im Sinne des § 14 BGB erfolgt, sowie bei später eingeladenen Nutzern Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Zugehörigkeit zur Organisation. Zusätzlich fallen Zeitpunkte von Anmeldungen und Änderungen am Konto an.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die registrierende Person, soweit sie selbst Vertragspartner ist oder die Registrierung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt darin, dem Kunden die vertraglich geschuldete Nutzung durch seine Nutzer zu ermöglichen und die ordnungsgemäße Vertragsannahme nachzuweisen. Die Aufbewahrung von Nachweisen beruht außerdem auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Speicherdauer: Die Kontodaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Mit dem Löschen der Organisation durch den Kunden oder der Löschung eines Kontos werden die Konto- und Organisationsdaten sowie die Zugänge entfernt. Es verbleiben die Kennung und der Name der Organisation, der Zeitpunkt und der Auslöser der Löschung sowie ein inhaltsfreies Protokoll (Kennung, Zeitpunkt, Art des Vorgangs), solange dies zum Nachweis der ordnungsgemäßen Vertragsabwicklung und zur Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist, längstens bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen. Belege nach Abschnitt 3.4 sind von der Löschung ausgenommen, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Weg zur Buchung: Während der Registrierung hält die Anbieterin fest, welche Schritte durchlaufen wurden (Registrierung begonnen, E-Mail bestätigt, Tarif gewählt, Zahlungsmittel hinterlegt, Organisation angelegt), welcher Tarif gewählt wurde und woher die Person kam (Besuch der Website am selben Tag oder Angaben im Link). So erkennt die Anbieterin, wo Interessenten abbrechen, und verbessert den Anmeldeweg. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und lit. f DSGVO. Die Angaben werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert.

Auswertung der Plattform: Für ihre Verträge wertet die Anbieterin aus, wie sich Abos entwickeln (Status, Zahlweise, Zahl der Seats je Tarif, Monatsumsatz je Organisation und Tag) und wie viele Personen und Anrufe in einer Organisation aktiv sind. Dafür verwendet sie nur Zahlen; Inhalte aus der Organisation des Kunden (Kontakte, Notizen, Gespräche, Nachrichten) werden dafür nicht gelesen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und lit. f DSGVO.

Anmeldung, Passkeys und Anmeldung mit Google

Zweck: Authentifizierung der Nutzer, Verwaltung von Sitzungen, Schutz der Konten.

Datenarten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort in geschützter Form, bei Nutzung von Passkeys der öffentliche Teil des Passkeys (der private Teil verbleibt auf dem Gerät des Nutzers), Sitzungsdaten, Zeitpunkte und Fehlversuche von Anmeldungen, bei Anmeldung mit Google zusätzlich die Google-Kennung, die E-Mail-Adresse und der Name aus dem Google-Konto. Die Anmeldung wird mit einem eigenen Anmeldedienst (Keycloak) auf Servern der Anbieterin betrieben. Nach zehn fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen werden weitere Versuche für eine ansteigende Wartezeit von bis zu 15 Minuten gesperrt.

Die Anmeldung mit Google ist optional. Wählt der Nutzer sie aus, überträgt Google die genannten Kontodaten an die Anbieterin, und Google erhält die Information, dass sich der Nutzer bei der Plattform anmeldet. Für die dabei bei Google stattfindende Verarbeitung ist Google eigenständig verantwortlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Nutzer selbst Vertragspartner ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit und Funktionsfähigkeit der Plattform und Bereitstellung des Zugangs für Nutzer des Kunden); die Anmeldung mit Google beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, indem der Nutzer die Anmeldung mit Google ausdrücklich auswählt. Die zugehörigen Sitzungscookies sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig (Abschnitt 7).

Speicherdauer: Eine Sitzung endet nach 30 Tagen ohne Aktivität, spätestens aber nach 90 Tagen. Kontodaten und Anmeldeverknüpfungen werden bis zur Löschung des Kontos oder der Organisation gespeichert.

Vertrag, Abrechnung, Zahlung und Buchhaltung

Zweck: Begründung, Durchführung und Abrechnung des Vertragsverhältnisses (Tarife, Sitze, Credits), Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Buchhaltung, Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten.

Datenarten: Name und Anschrift des Kunden, Name und E-Mail-Adresse der Ansprechpartner und der Rechnungsempfänger, Vertragsdaten, gebuchte Tarife, Sitze und Credits sowie deren Verbrauch (ohne Inhalte der Auswertungen), Rechnungs- und Zahlungsdaten, Zahlungsstatus und Referenzen des Zahlungsdienstleisters, Schriftverkehr zum Vertrag.

Soweit die Zahlung über einen Zahlungsdienstleister erfolgt (derzeit Stripe für Kartenzahlungen und Zahlungen über Wallets, soweit dieser Weg aktiv ist), gibt die Anbieterin die zur Abwicklung erforderlichen Daten (insbesondere Betrag, Referenz und E-Mail-Adresse des Zahlers) an diesen weiter; Zahlungsmitteldaten wie Kartennummern gibt der Zahler unmittelbar beim Zahlungsdienstleister ein und die Anbieterin erhält sie nicht. Der Zahlungsdienstleister verarbeitet diese Daten teilweise in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener rechtlicher Pflichten; hierzu gelten dessen Datenschutzhinweise.

Löschung der Organisation: Löscht der Kunde seine Organisation, gilt dies als Kündigung zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Der Zugang endet sofort und die Daten der Organisation werden gelöscht. Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie das beim Zahlungsdienstleister hinterlegte Zahlungsmittel bleiben bis zum Ende der Vertragslaufzeit gespeichert, damit die Anbieterin die bis dahin geschuldeten Entgelte und die Schlussrechnung (insbesondere für Telefonie über Leadmode und angefallene Aufladungen) sowie spätere Nachbuchungen von Anbietern abrechnen und einziehen kann. Danach löst die Anbieterin das Zahlungsmittel beim Zahlungsdienstleister. Bleibt eine Rechnung offen, speichert die Anbieterin die dafür nötigen Daten und zieht sie weiter ein, bis die Forderung beglichen ist oder verjährt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (insbesondere §§ 147 AO, 257 HGB, § 14b UStG) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen, Betrugsabwehr).

Speicherdauer: Rechnungen, Buchungsbelege, Bücher und Geschäftsbriefe werden nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert, derzeit acht Jahre für Buchungsbelege, zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse und sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, jeweils beginnend mit dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres, und danach gelöscht. Sonstige Vertragsdaten werden bis zum Ablauf der Verjährungsfristen möglicher Ansprüche gespeichert.

Support-Chat

Zweck: Beantwortung von Anfragen und Störungsmeldungen der Nutzer, Bearbeitung und Nachverfolgung von Supportfällen, Verbesserung der Beantwortung.

Datenarten: Inhalt der Nachrichten und Anhänge, Zeitpunkte, Zuordnung zu Nutzer und Organisation sowie Bearbeitungsstatus. Die Anbieterin wertet eingehende Nachrichten mit einem KI-Modell aus, das Nachrichten in einzelne Anliegen zerlegt und mit bestehenden Anliegen abgleicht (Abschnitt 6). Dem Modell werden dazu der Wortlaut der neuen Nachrichten, die letzten Nachrichten des Verlaufs und die Titel offener Anliegen übergeben, jedoch weder der Name des Nutzers noch der Name der Organisation. Über neue Nachrichten und Aufgaben werden die zuständigen Mitarbeiter der Anbieterin intern benachrichtigt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Nutzer selbst Vertragspartner ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zeitnahe und qualifizierte Unterstützung der Kunden und ihrer Nutzer).

Speicherdauer: Ein Gespräch wird zwölf Monate nach der letzten Nachricht dieses Gesprächs gespeichert, damit frühere Anliegen nachvollzogen werden können, und danach automatisch gelöscht. Auf Verlangen werden Nachrichten früher gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an der Aufbewahrung zur Verteidigung gegen Ansprüche entgegenstehen.

Soweit ein Support-Mitarbeiter der Anbieterin zur Bearbeitung eines Anliegens auf Kundendaten zugreifen muss, geschieht dies nur auf Weisung des Kunden und wird protokolliert (Abschnitt 2.2).

E-Mail-Kommunikation

Zweck: Beantwortung von Anfragen an hello@ und datenschutz@ leadmode.de, Versand von Systemmails der Plattform (Einladungen, Registrierungscodes, Benachrichtigungen zu Vertrag und Konto) über den SMTP-Dienst der IONOS SE, Information über wesentliche Änderungen der Plattform und der Vertragsbedingungen.

Datenarten: E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Nachricht, Zeitpunkte, Zustellstatus.

Systemmails der Plattform sind keine werblichen Nachrichten. Operative Nachrichten, die ein Kunde an seine Kontakte schickt (zum Beispiel Termin, Nachfassen, Kampagnen), verlaufen ausschließlich über das Postfach des jeweiligen Nutzers beim Anbieter, den der Kunde eingerichtet hat, und nie über einen Mailversand der Anbieterin.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Anfragen und Systemmails im Rahmen des Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; soweit E-Mails Handels- oder Geschäftsbriefe sind, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Speicherdauer: Anfragen werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, spätestens nach Ablauf der Verjährungsfristen möglicher Ansprüche; Handels- und Geschäftsbriefe verbleiben für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Protokollierung

Zweck: Schutz der Plattform, der Konten und der Kundendaten, Erkennung und Abwehr von Missbrauch, Angriffen und unzulässiger Nutzung, Nachvollziehbarkeit von Änderungen.

Datenarten: Kennungen von Nutzer und Organisation, Zeitpunkt, Art und Ergebnis sicherheitsrelevanter und fachlicher Vorgänge (ohne Inhalte), technische Verbindungsdaten wie die IP-Adresse zur Begrenzung der Anfragehäufigkeit an öffentlichen Schnittstellen, der Registrierung und bei Fehlversuchen der Anmeldung. Die Ratenbegrenzung öffentlicher Endpunkte verwendet die IP-Adresse flüchtig im Arbeitsspeicher. Bei der Anmeldung werden zusätzlich Zeitpunkt, IP-Adresse, Gerät und Browser der Sitzung gespeichert, um die Zahl gleichzeitiger Anmeldungen zu begrenzen und die unzulässige gemeinsame Nutzung eines Sitzes durch mehrere Personen zu erkennen (Ziffer 5.3 der AGB).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung, Art. 32 DSGVO) sowie, soweit Pflichten bestehen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Speicherdauer: Technische Betriebsdaten werden nach kurzer Frist gelöscht (Ereigniswarteschlangen nach sieben Tagen). Das inhaltsfreie Protokoll fachlicher Vorgänge bleibt für die Dauer des Vertragsverhältnisses erhalten, weil es zugleich die Nachvollziehbarkeit der Änderungen für den Kunden gewährleistet; nach Beendigung gilt Abschnitt 3.2.

Demo-Organisation

Zweck: Ausprobieren der Plattform mit Beispieldaten in einer abgetrennten Organisation, ohne dass Echtdaten des Kunden betroffen sind.

Datenarten: Konto- und Organisationsdaten des Nutzers wie in Abschnitt 3.2, Nutzungsvorgänge innerhalb der Demo-Organisation sowie die dort angelegten Beispieldaten. Die Demo-Organisation ist eine eigene Organisation mit eigener Datenbank; Echtdaten sollen dort nicht eingegeben werden. Der KI-Assistent und die Gesprächsanalyse sind in der Demo-Organisation gesperrt. Die Demo-Umgebung auf der Website ist ohne Registrierung zugänglich, arbeitet mit fest hinterlegten Beispieldaten im Browser des Besuchers und übermittelt keine Eingaben an die Anbieterin.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Nutzer selbst Vertragspartner ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Bis zum Entfernen der Demo-Organisation durch einen Administrator oder durch die Anbieterin; beim Entfernen werden Datenbank, Zugänge und Objektspeicher der Demo-Organisation gelöscht.

Betrieb der Plattform, Nutzungs- und Betriebsdaten, Benachrichtigungen

Zweck: Bereitstellung, Absicherung, Abrechnung und Weiterentwicklung der Plattform; Zuordnung des Verbrauchs von Credits; Zustellung von Hinweisen auf neue Nachrichten an die native App.

Datenarten: Technische Betriebs- und Fehlerdaten, Auslastungs- und Verbrauchswerte (insbesondere Credits ohne Inhalte der Auswertungen), Kennung der Organisation und des Nutzers. Für Hinweise an die native App (Push-Benachrichtigung) verarbeitet die Plattform das Gerätetoken des Endgeräts und einen festen Text („Neue Nachricht“) mit der Kennung der Konversation, jedoch keine Namen oder Inhalte; die Zustellung erfolgt über die Dienste des jeweiligen Betriebssystemanbieters (Apple, Google).

Eine Analyse des Verhaltens einzelner Nutzer zu Werbe- oder Profilbildungszwecken findet nicht statt. Auswertungen, die über den Betrieb hinausgehen, erfolgen nur in aggregierter Form, die keinen Rückschluss auf einzelne Personen erlaubt, oder auf Grundlage einer Einwilligung nach Abschnitt 7.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Betrieb der Plattform und Abrechnung im Rahmen des Vertrags) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betriebssicherheit, Fehleranalyse, Weiterentwicklung in aggregierter Form); für Push-Benachrichtigungen die Einwilligung des Nutzers im Betriebssystem, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer: Betriebsdaten werden nach wenigen Tagen gelöscht (Ereignis- und Auftragswarteschlangen sieben Tage). Verbrauchsdaten der Credits bleiben für die Dauer des Vertragsverhältnisses erhalten und im Rahmen von Abschnitt 3.4 für die Aufbewahrungsfristen der Abrechnung. Gerätetokens werden bis zum Abmelden des Geräts oder zur Löschung des Kontos gespeichert.

Datensicherung

Zur Wiederherstellung der Plattform nach Störungen erstellt die Anbieterin regelmäßig verschlüsselte Sicherungen der Datenbanken, des Objektspeichers und der Konfiguration und legt sie getrennt vom Produktivsystem ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 32 DSGVO. Sicherungen werden nach einem Rotationsplan überschrieben, tägliche Stände nach 30 Tagen, wöchentliche und monatliche Stände nach jeweils zwölf Wiederholungen, sodass gelöschte Daten bis zu etwa zwölf Monate in Sicherungen verbleiben können. Während dieser Zeit sind sie nicht Teil des Produktivbetriebs und werden nur für die Wiederherstellung nach einer Störung zurückgespielt.

Codes, Partnerprogramm und Geschenke

Zweck: Einlösung von Rabatt- und Testcodes, Berechnung von Rabatten auf der Rechnung, Zuordnung des Kunden zu einem Partner, Berechnung und Abrechnung der Provision des Partners sowie Gewährung von Testzugängen und Geschenken (höherer Tarif auf Zeit, Credits, Partnerzugänge, entgeltfreie Monate).

Datenarten: der eingelöste Code, Zeitpunkt der Einlösung, Kennung des einlösenden Kontos, ein Prüfwert (Hashwert) der E-Mail-Adresse der einlösenden Person je Code (nicht die Adresse selbst), ein Prüfwert (Hashwert) des Kartenfingerabdrucks, den der Zahlungsdienstleister für die hinterlegte Karte liefert (nicht die Kartennummer), zugeordneter Partner, die bei der Einlösung geltenden Bedingungen, Rabattbeträge auf Rechnungen, die bezahlte Grundgebühr als Grundlage der Provision und die Provision je Rechnung, bei Testzugängen und Geschenken Art, Umfang, Zeitraum, eine interne Notiz und die gewährende Person der Anbieterin.

Weitergabe an Partner: Der Partner erhält Berichte über die ihm zustehenden Provisionen. Darin erscheint der Kunde nur mit einer Kennnummer, dem Zeitraum der Rechnung, der Bemessungsgrundlage, dem Satz und dem Betrag. Name, Kontaktdaten, Nutzer und Inhalte des Kunden gibt die Anbieterin nicht weiter.

Teilnahme am Partnerprogramm („Geld verdienen“): Wer sich selbst als Partner anmeldet, gibt Art (Privatperson oder Unternehmen), Vor- und Nachname, gegebenenfalls Firma, Anschrift, Land, Umsatzsteuer-Status, gegebenenfalls USt-IdNr. und Steuernummer sowie Kontoinhaber, IBAN und gegebenenfalls BIC an. Dazu speichert die Anbieterin die E-Mail-Adresse des Kontos für die Berichte, die Zustimmung zu den Teilnahmebedingungen (Fassung und Zeitpunkt) und die angelegten Codes. Die Angaben zur Person, Anschrift, Steuer und Bankverbindung werden in der Anwendung verschlüsselt gespeichert; sie dienen der Provisionsabrechnung und der Auszahlung und werden weder an Kunden noch an andere Partner weitergegeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags einschließlich zugesagter Rabatte und Geschenke sowie der Teilnahme am Partnerprogramm), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Abrechnung des Partnerprogramms, Nachweis der Zuordnung, Missbrauchsabwehr bei Codes und Abwehr von Ansprüchen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Aufbewahrung der Belege).

Speicherdauer: Zuordnung, Rabatte, Testzugänge und Geschenke werden für die Dauer des Vertrags gespeichert und mit der Organisation gelöscht. Die Prüfwerte der E-Mail-Adresse und des Kartenfingerabdrucks je Code bleiben gespeichert, solange der Code besteht, damit sich ein Code mit derselben Adresse oder Karte nicht erneut einlösen lässt, auch nicht nach Löschung der Organisation. Belege zu Provisionen und Provisionsberichten (Kennnummer, Zeitraum, Beträge, ohne Bezug zur gelöschten Organisation) bleiben nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie in Abschnitt 3.4 erhalten. Die Angaben eines Partners bleiben gespeichert, solange er am Programm teilnimmt, danach nur noch, soweit Provisionen, Berichte und Belege aufbewahrt werden müssen.

Auffindbarkeit und Verbindungsanfragen zwischen Organisationen

Zweck: Kunden die Möglichkeit geben, sich innerhalb der Plattform mit anderen Kunden zu verbinden. Dazu sind der Name einer Organisation und, wenn hinterlegt, ihr Logo für Administratoren anderer Organisationen der Plattform auffindbar. Die Suche beginnt ab drei eingegebenen Zeichen, liefert höchstens zehn Treffer und erlaubt kein Durchblättern; weitere Angaben der Organisation sind nicht einsehbar. Die Auffindbarkeit besteht, solange die Organisation die Plattform nutzt, und lässt sich nicht ausschalten.

Datenarten: Name der Organisation und Logo (bei Einzelunternehmern kann der Name ein Personenname sein), Verbindungsanfragen mit der optionalen Nachricht des anfragenden Administrators, Status der Verbindung (offen, angenommen, abgelehnt, zurückgezogen, beendet), Zeitpunkte und die handelnden Administratoren sowie die Bestätigungen beim Verbinden und Beenden.

Empfänger: Administratoren anderer Organisationen der Plattform (nur Name und Logo bei der Suche, bei einer Anfrage die Angaben der Anfrage) und Plattformdienstleister nach Ziffer 4.1.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags mit dem Kunden einschließlich der in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen vereinbarten Funktion) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Kunden und der Anbieterin an der Zusammenarbeit zwischen Organisationen und an der Nachweisbarkeit der Verbindungen). Wer als Einzelunternehmer betroffen ist, kann der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen (Abschnitt 8.2).

Speicherdauer: Name und Logo, solange die Organisation besteht; Verbindungsanfragen, Status und Bestätigungen, solange die Verbindung besteht, und danach als Nachweis, solange dies zur Rechenschaft erforderlich ist, längstens bis zur Löschung der Organisation.

Weltweites Ranking

Zweck: freiwilliger Leistungsvergleich zwischen den Nutzern und den Organisationen aller Kunden der Plattform in einer gemeinsamen Rangliste (Seite „Ranking“, Ansicht „Weltweit“). Verglichen werden Anwahlen, Gespräche mit Entscheidern, gelegte Termine und die Terminquote (Termine je Entscheider) für die laufende Woche, den laufenden Monat und das laufende Jahr.

Rolle und Voraussetzungen: Für das weltweite Ranking ist die Anbieterin eigene Verantwortliche. Die Zahlen stammen aus den Daten der Organisation, für die die Anbieterin sonst Auftragsverarbeiterin ist. Sie werden nur übertragen, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind: Ein Administrator der Organisation hat die Teilnahme freigegeben (Weisung nach Ziffer 4.8 des Auftragsverarbeitungsvertrags), und die betroffene Person hat selbst ausdrücklich eingewilligt. Ohne Freigabe verlassen keine Zahlen die Organisation; ohne Einwilligung entstehen keine Zahlen zu einer Person. Wer nicht eingewilligt hat, sieht das weltweite Ranking nicht und erscheint nicht darin.

Datenarten bei Personen: Kennung des Kontos; Anzeigename aus Vorname und Anfangsbuchstabe des Nachnamens (zum Beispiel „Max M.“), der vollständige Nachname wird für das Ranking weder gespeichert noch angezeigt; je Kalendertag und Organisation die Anzahl der Anwahlen, Entscheidergespräche und Termine; Zeitpunkt und Fassung der Einwilligung und eines Widerrufs. Nicht übertragen werden Inhalte, Leads, Ansprechpartner, Gesprächsdaten, Aufnahmen, Mailadresse, Foto und die Zugehörigkeit zu einer Organisation.

Datenarten bei Organisationen: Name der Organisation und je Kalendertag die Summe der Anwahlen, Entscheidergespräche und Termine aller Mitarbeitenden, soweit ein Administrator die Anzeige der Organisation eingeschaltet hat; Freigaben und deren Rücknahme mit Zeitpunkt und handelndem Administrator. Eine Organisation erscheint erst ab drei aktiven Mitarbeitenden, damit die Summe keinen Rückschluss auf eine einzelne Person zulässt.

Empfänger: alle Nutzer der Plattform, gleich welcher Organisation, die selbst am weltweiten Ranking teilnehmen. Sie sehen Anzeigename, Platz und Kennzahlen der teilnehmenden Personen sowie Name, Platz und Summen der angezeigten Organisationen. Bei Personen wird die Organisation nicht angezeigt. Darüber hinaus Plattformdienstleister nach Ziffer 4.1. Die Plattform führt für den Kunden keine Übersicht darüber, welche seiner Mitarbeitenden eingewilligt haben.

Rechtsgrundlage: für Personen die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig. Sie ist für die Nutzung der Plattform und für die Arbeit beim Kunden nicht erforderlich; wer nicht teilnimmt oder widerruft, hat keine Nachteile in der Plattform. Für die Anzeige von Organisationen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der teilnehmenden Kunden und der Anbieterin an einem Vergleich), soweit der Name einer Organisation ein Personenname ist; die Anzeige beruht auf der Freigabe eines Administrators und lässt sich jederzeit abschalten.

Widerruf und Ende: Die Einwilligung lässt sich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in der Plattform widerrufen (Ranking, Ansicht „Weltweit“, „Teilnahme beenden“) oder durch Mitteilung an die Anbieterin. Mit dem Widerruf verschwindet die Person sofort aus allen Ranglisten, und ihre Tageszahlen werden gelöscht. Dasselbe gilt, wenn ein Administrator die Teilnahme der Organisation abschaltet, wenn die Person die Organisation verlässt, wenn das Konto gelöscht wird oder wenn sich der Einwilligungstext ändert und die Person nicht erneut einwilligt.

Speicherdauer: Tageszahlen, solange Freigabe und Einwilligung bestehen, längstens 400 Tage; danach werden sie automatisch gelöscht. Der Nachweis der Einwilligungen, Widerrufe und Freigaben (Kennung, Organisation, Art, Fassung, Zeitpunkt, ohne Zahlen) wird drei Jahre aufbewahrt, um die Einwilligung nachweisen zu können (Art. 7 Abs. 1 und Art. 5 Abs. 2 DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

Die Ranglisten werden stündlich und beim Öffnen für die eigene Person aktualisiert. Die Anbieterin nutzt das weltweite Ranking nicht zur Bewertung einzelner Personen und trifft auf seiner Grundlage keine automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO.

Widerspruchsseite der Lead-Beschaffung: Ratenbegrenzung und Missbrauchsabwehr

Zweck: Schutz der Widerspruchsseite, die die Anbieterin für ihre Kunden unter ihrer Domain betreibt (Abschnitt 2.3), vor automatisierten Massenaufrufen und Missbrauch. Für den Inhalt der Seite, den Widerspruch und das Auskunftsverlangen ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher; die Anbieterin ist insoweit Auftragsverarbeiterin.

Datenarten: IP-Adresse des Aufrufenden, Zeitpunkt und Zahl der Aufrufe je Adresse, flüchtig im Arbeitsspeicher. Der Widerspruchslink enthält ein zufälliges Token, das die Plattform nur als Prüfwert (Hashwert) speichert; der Aufruf allein löst nichts aus.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung, Art. 32 DSGVO).

Speicherdauer: Die IP-Adresse wird nicht gespeichert, sondern nur für die Ratenbegrenzung im Arbeitsspeicher gehalten und nach kurzer Zeit verworfen. Der Webserver führt kein Zugriffsprotokoll.

Plattformdienstleister

Die Anbieterin setzt für den Betrieb der Plattform Dienstleister ein, die personenbezogene Daten weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO verarbeiten (Plattformdienstleister). Eine fortlaufend aktualisierte Liste der Plattformdienstleister mit Leistung und Region ist auf der Website als Liste der Unterauftragnehmer abrufbar. Zu den Kategorien gehören:

Soweit ein Dienstleister Daten ausnahmsweise in eigener Verantwortung verarbeitet, etwa ein Zahlungsdienstleister, gelten dessen eigene Datenschutzhinweise.

Dienste Dritter mit eigenen Zugangsdaten des Kunden

Bindet ein Kunde Dienste Dritter mit eigenen Zugangsdaten an (zum Beispiel Telefonie, SMS, WhatsApp, Kampagnen-Mail, Postfächer, Kalender, Cloud-Speicher, Lead-Quellen, Meta-Zugriffstoken für den serverseitigen Weg sowie Zielsysteme für Leads und Bewerbungen), werden Daten auf Veranlassung des Kunden an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Der Kunde ist hierfür Verantwortlicher und schließt den Vertrag mit dem Anbieter selbst; die Anbieterin speichert die Zugangsdaten verschlüsselt und leitet die Anfragen im Auftrag des Kunden nur weiter. Diese Anbieter sind keine Unterauftragnehmer der Anbieterin.

Anders beim Telefoniedienst über Leadmode (Anlage F Ziffer 1.5): Hier erbringt die Anbieterin den Telefoniedienst selbst über ihren Vorleister Twilio, der als Auftragsverarbeiter ein eigenes Unterkonto je Kunde führt. Twilio betreibt dieses Unterkonto in seiner Region USA (US1), weil Twilio die eigene Rufnummer des Kunden als Absender nur dort anbietet; Gesprächsaudio, Rufnummern und Verbindungsdaten werden dabei in den Vereinigten Staaten von Amerika verarbeitet (Ziffer 5). Die Anbieterin verarbeitet dafür die verknüpften Rufnummern des Kunden, Verbindungsdaten der Gespräche (Zielrufnummer, Zeitpunkt, Dauer, Kosten) und die Teilnehmerdaten, die sie als Telekommunikationsanbieterin vorhalten muss (Firma, Rechtsform, Anschrift, Vertretungsberechtigter), sowie die Bestätigung des Kunden, über die Rufnummer verfügen zu dürfen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die gesetzlichen Pflichten nach dem Telekommunikationsgesetz (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO); für Gesprächsinhalte und nähere Umstände gilt das Fernmeldegeheimnis. Verbindungsdaten für die Abrechnung bewahrt die Anbieterin nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen auf, Teilnehmerdaten bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf das Ende der Nutzung folgt. Auskünfte an berechtigte Stellen erteilt die Anbieterin nur, soweit das Gesetz sie dazu verpflichtet.

Anders auch bei der Lead-Beschaffung über Leadmode (Anlage G Ziffer 5.7 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen): Die Anbieterin ruft die Unternehmensprofile über ein eigenes Konto beim Datenanbieter Outscraper ab; an diesen gehen nur Suchbegriffe (Branche, Ort, Filter, Anzahl) ohne Personenbezug und keine Daten des Kunden. Die Firmenwebsites ruft ein eigener Server der Anbieterin ab, und die Auswertung übernimmt das Sprachmodell des Plattformdienstleisters Scaleway in der Europäischen Union (Abschnitt 4.1). Verantwortlicher für die abgerufenen und aufbereiteten Daten ist der Kunde, der den Auftrag erteilt hat; die Anbieterin ist seine Auftragsverarbeiterin (Abschnitt 2.2 und 2.3).

Weitere Empfänger

• Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, soweit die Anbieterin zur Auskunft oder Herausgabe gesetzlich verpflichtet oder durch Anordnung berechtigt ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Andere Organisationen der Plattform: Administratoren sehen Name und Logo einer Organisation in der Suche und die Verbindungsanfragen, die an sie gerichtet sind (Ziffer 3.12); verbundene Organisationen erhalten die Daten verbundener Projekte nur auf Weisung der sendenden Organisation (Ziffer 2.6).
• Andere Nutzer der Plattform im weltweiten Ranking: Nutzer, die selbst teilnehmen, sehen Anzeigename und Kennzahlen einwilligender Personen sowie Name und Summen freigegebener Organisationen (Ziffer 3.13).
• Datenanbieter der Lead-Beschaffung (Outscraper, Dubai Internet City, Vereinigte Arabische Emirate): erhält von der Anbieterin ausschließlich Suchbegriffe (Branche, Ort, Filter, Anzahl) ohne Personenbezug und liefert öffentliche Unternehmensprofile; er ist für seine eigene Erhebung eigener Verantwortlicher. Betreiber der Firmenwebsites, die der Server der Anbieterin auf Auftrag eines Kunden abruft, sehen dabei die IP-Adresse und die Kennung dieses Servers („LeadmodeBot“ mit Kontaktadresse), nicht den Kunden.
• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsberater und Banken, soweit dies für Buchhaltung, Prüfung, Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen oder den Zahlungsverkehr erforderlich ist; die Empfänger sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Eine Weitergabe an Dritte zu deren eigenen Werbezwecken oder ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

Grundsatz

Die Anbieterin betreibt die Plattform auf Servern eines Hosting-Anbieters mit Sitz in Deutschland in Rechenzentren in Falkenstein (Deutschland) und betreibt zusätzlich eigene Modelle (Sprachmodell, Transkription und Sprechertrennung) auf Rechnern der trainity GmbH in Elleben (Thüringen, Deutschland), die als Dienstleister für den Betrieb der Rechner eingesetzt ist. Sie nutzt, wo ein Dienst dies anbietet, Endpunkte in der Europäischen Union (KI-Modelle, Transkription). Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittland) findet nur statt, soweit der Empfänger ein Unternehmen mit Sitz oder Zugriffsmöglichkeit in einem Drittland ist, insbesondere in den Vereinigten Staaten von Amerika (zum Beispiel bei Google, AssemblyAI, Stripe, Apple und beim Telefoniedienst über Leadmode bei Twilio), oder soweit ein Zugriff aus einem Drittland nicht ausgeschlossen werden kann.

Die Übermittlung erfolgt nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO, insbesondere des Beschlusses zum EU-US Data Privacy Framework, auf den sich der Empfänger durch Zertifizierung berufen kann, oder auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, gegebenenfalls ergänzt um zusätzliche Maßnahmen. Eine Kopie der Garantien kann über datenschutz@leadmode.de angefordert werden.

Dienste mit Zugangsdaten des Kunden

Übermittlungen an Anbieter, die der Kunde mit eigenen Zugangsdaten anbindet (zum Beispiel Telefonie mit wählbarer Region, SMS, WhatsApp, Kampagnen-Mail, Postfächer, Kalender, Cloud-Speicher, Zielsysteme sowie die Dienste, die Besucher auf Seiten des Kunden laden), erfolgen auf Veranlassung und in Verantwortung des Kunden; die Auswahl der Region, die Garantien und die Information der Betroffenen obliegen dem Kunden. Beim Telefoniedienst über Leadmode verarbeitet Twilio als Auftragsverarbeiter der Anbieterin Rufnummern, Gesprächsaudio und Verbindungsdaten in den Vereinigten Staaten von Amerika (Region US1 von Twilio); Grundlage sind die Zertifizierung der Twilio Inc. unter dem EU-US Data Privacy Framework und ergänzend die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission im Auftragsverarbeitungsvertrag mit Twilio. Die Garantien ergeben sich aus der Unterauftragnehmerliste.

Lead-Beschaffung über Leadmode

Der Datenanbieter Outscraper hat seinen Sitz in den Vereinigten Arabischen Emiraten (Dubai Internet City). Die Anbieterin übermittelt ihm ausschließlich Suchbegriffe (Branche, Ort, Filter, Anzahl) und keine personenbezogenen Daten; eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland findet insoweit nicht statt. Die Auswertung der Firmenwebsites mit dem Sprachmodell erfolgt bei Scaleway S.A.S. in der Europäischen Union (Region Paris); Scaleway speichert Eingaben und Ausgaben nach der Verarbeitung nicht. Setzt Scaleway Unterauftragnehmer mit Sitz in einem Drittland ein, geschieht das auf Grundlage von Standardvertragsklauseln nach Abschnitt 5.1.

KI-Funktionen der Plattform

Die Plattform bietet Funktionen, die Eingaben der Nutzer mit Hilfe von KI-Modellen verarbeiten, zum Beispiel Assistent, Textüberarbeitung, Auswertung von Gesprächen und Mails, Berichtstexte, Terminerkennung, Lesen von Belegen, Entwürfe für Funnels und Abläufe und die Auswertung von Support-Nachrichten. Dabei werden die Inhalte, auf die sich die jeweilige Funktion bezieht, je nach Auslastung an das eigene Sprachmodell der Anbieterin oder an das KI-Modell des Plattformdienstleisters Scaleway (Abschnitt 4.1) übergeben, soweit nötig mit Kontext wie Firma, Phase oder eigenen Feldern. Die Übergabe von Namen von Personen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern wird bei den Funktionen, bei denen dies für das Ergebnis nicht erforderlich ist, vermieden.

Eigenes Sprachmodell: Die Anbieterin betreibt ein eigenes Sprachmodell (Qwen) auf Rechnern der trainity GmbH in Elleben (Thüringen, Deutschland) in geschützten Bereichen; die Anbindung an die Plattform erfolgt über verschlüsselte, authentifizierte Verbindungen. KI-Anfragen werden je nach Auslastung über dieses eigene Modell oder über Scaleway Generative APIs (Scaleway S.A.S., Region Paris) verarbeitet. Die Rechner betreibt die trainity GmbH als Dienstleister der Anbieterin; ein weiterer Dienstleister ist an der Verarbeitung über das eigene Modell nicht beteiligt. Vertragsnehmerin bei Scaleway ist die Anbieterin; Scaleway speichert Anfragen und erzeugte Inhalte nach der Verarbeitung nicht und nutzt sie nicht zum Training. Belege (PDF, Scan, Foto) liest zuerst ein Texterkennungsmodell bei Scaleway; den erkannten Text wertet danach das Sprachmodell aus.

Eigenes Transkriptionsmodell: Anrufaufnahmen, Sprachdiktate und, nach Einwilligung der jeweiligen Person, der Ton aus Videomeetings (Lead Meet, Abschnitt 2.11) werden in Text umgewandelt. Die Anbieterin betreibt dafür ein eigenes Transkriptionsmodell einschließlich Sprechertrennung auf Rechnern der trainity GmbH in Elleben (Thüringen, Deutschland); die Anbindung an die Plattform erfolgt über verschlüsselte, authentifizierte Verbindungen. Je nach Betriebszustand läuft die Transkription zuerst über dieses eigene Modell oder über AssemblyAI (Endpunkt in der EU, Abschnitt 4.1); die jeweils andere Quelle übernimmt, wenn die gewählte ausfällt oder ausgelastet ist. Die Rechner betreibt die trainity GmbH als Dienstleister der Anbieterin; ein weiterer Dienstleister ist an der Verarbeitung über das eigene Modell nicht beteiligt. Die Live-Mitschrift in Videomeetings läuft ausschließlich über AssemblyAI, weil sich dabei der Browser des Teilnehmers unmittelbar mit dem Dienst verbindet. Die Anbieterin verwendet Aufnahmen, Diktate und Ton aus Videomeetings nicht zum Training von Modellen.

Lead-Beschaffung über Leadmode: Die Aufbereitung von Firmenwebsites läuft ausschließlich über das Sprachmodell DeepSeek V4.1 Flash bei Scaleway S.A.S. in der Europäischen Union (Region Paris), nicht über das eigene Modell der Anbieterin. Das Modell erhält den Text der abgerufenen Seiten und liefert strukturierte Firmen- und Personenfelder mit Angabe der Quellseite; es ist angewiesen, Personen aus dem Impressum nur bei Aufträgen mit „Impressum einbeziehen“ und keine Mobilfunknummern oder privaten Anschriften zu übernehmen, und die Plattform prüft die Ausgabe gegen diese Regeln. Die Ergebnisse sind Vorschläge, die der Kunde vor einer Ansprache prüft; eine Bewertung oder Einstufung von Personen findet nicht statt, und es werden keine automatisierten Entscheidungen getroffen. Scaleway speichert Eingaben und Ausgaben nach der Verarbeitung nicht und verwendet sie nicht zum Training.

Die Anbieterin verwendet Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen. Der Einsatz der KI-Funktionen für Kundendaten erfolgt im Auftrag des Kunden nach Abschnitt 2.2. Die Abrechnung der Funktionen erfolgt über Credits, die der Lead-Beschaffung nach Verbrauch je Firma; das Journal der Credits und die Abrechnung der Lead-Beschaffung enthalten keine Inhalte.

Ergebnisse von KI-Funktionen sind Vorschläge und Hilfen. Sie können unvollständig oder fehlerhaft sein und sind vom Nutzer vor der Verwendung zu prüfen. Sie ersetzen keine eigene Bewertung. Die Plattform bietet keine Erkennung von Emotionen aus der Stimme an.

Keine automatisierten Entscheidungen

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhende Entscheidung, die der betroffenen Person gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), trifft die Anbieterin nicht.

Rechtlicher Rahmen

Das Speichern von Informationen im Endgerät und der Zugriff auf dort gespeicherte Informationen (Cookies, lokaler Speicher, Sitzungsspeicher und vergleichbare Technologien) unterliegen § 25 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG). Sie sind ohne Einwilligung zulässig, wenn sie unbedingt erforderlich sind, damit ein vom Nutzer ausdrücklich gewünschter digitaler Dienst zur Verfügung gestellt werden kann (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Alle anderen Zugriffe erfolgen nur mit Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG). Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht auf der in der Tabelle genannten Rechtsgrundlage der DSGVO.

Technisch notwendige Speicherungen

Die folgenden Speicherungen sind erforderlich, damit der gewünschte Dienst bereitgestellt werden kann, und erfolgen ohne Einwilligung.

Die Zugangsdaten der Nutzer zur Anwendung (Tokens) werden nur im Arbeitsspeicher des Browsers gehalten und nicht dauerhaft im Endgerät gespeichert.

Keine einwilligungsbedürftigen Speicherungen

Die Website setzt keine Cookies und speichert keine Informationen im Endgerät, die nicht unbedingt erforderlich sind, und lädt keine Dienste Dritter nach. Eine Abfrage der Einwilligung ist deshalb nicht erforderlich und findet nicht statt. Die Reichweitenmessung der Website (Abschnitt 3.1) arbeitet ohne Cookies und ohne Zugriff auf das Endgerät. Ergänzend lassen sich Cookies und gespeicherte Daten in den Einstellungen des Browsers löschen und blockieren.

Seiten der Kunden

Auf Funnels und Landeseiten der Kunden gilt der Abschnitt 7.3 nicht für Dienste, die der Kunde dort einrichtet. Aktiviert der Kunde einen Cookie-Banner, speichert die Seite die Entscheidung des Besuchers im lokalen Speicher des Browsers unter einem Schlüssel je Funnel (fn:consent:…); das ist technisch erforderlich, um die Entscheidung zu beachten (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Mess-, Tracking- und Marketingdienste setzen eigene Cookies und Kennungen erst nach der Einwilligung des Besuchers nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Verantwortlicher ist der Kunde, der Anbieter des Dienstes unterliegt seinen eigenen Hinweisen (Abschnitt 2.7).

Rechte

Betroffene Personen haben gegenüber dem jeweils Verantwortlichen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten und über die Umstände der Verarbeitung sowie Überlassung einer Kopie (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung der Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Unterrichtung der Empfänger über Berichtigung, Löschung oder Einschränkung (Art. 19 DSGVO),
• Erhalt der bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format und Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen (Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Nichtunterworfenheit unter einer ausschließlich automatisierten Entscheidung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO).

Betrifft die Anfrage Daten, für die ein Kunde Verantwortlicher ist (Abschnitt 2.3), ist die Anfrage an den Kunden zu richten. Bei Anfragen an die Anbieterin ist die Identität der anfragenden Person in geeigneter Weise zu belegen, soweit dies erforderlich ist, um Daten Unbefugter zu schützen. Die Anbieterin beantwortet Anfragen innerhalb eines Monats nach Eingang; in Ausnahmefällen kann die Frist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO verlängert werden.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Beruht eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, kann die betroffene Person aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Die Anbieterin verarbeitet die Daten dann nicht mehr, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch ist an datenschutz@leadmode.de zu richten. Betrifft der Widerspruch Daten, die ein Kunde über die Lead-Beschaffung über Leadmode hat abrufen oder aufbereiten lassen, ist Verantwortlicher der Kunde; der Widerspruch kann mit einem Klick über die Widerspruchsseite erfolgen, deren Link in der Informations-Mail des Kunden steht (Abschnitt 2.3), oder unmittelbar gegenüber dem Kunden. Erreicht ein solcher Widerspruch die Anbieterin, leitet sie ihn an den Kunden weiter.

Widerruf einer Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Der Widerruf genügt als Mitteilung an datenschutz@leadmode.de. Die Einwilligung zum weltweiten Ranking lässt sich zusätzlich direkt in der Plattform widerrufen (Ziffer 3.13). Die Einwilligung in das Transkript eines Videomeetings (Abschnitt 2.11) hat die jeweilige Person gegenüber dem Kunden erteilt, der das Meeting veranstaltet; sie lässt sich während des Meetings jederzeit im Meeting-Fenster widerrufen, danach durch Mitteilung an diesen Kunden.

Beschwerderecht

Jede betroffene Person hat das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für die Anbieterin zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

Für die Registrierung, das Konto und die Vertragsabwicklung sind die in Abschnitt 3.2 und 3.4 genannten Angaben erforderlich; ohne sie kann ein Vertrag nicht geschlossen oder durchgeführt werden. Die Bestätigung der Nutzungsbedingungen und der Unternehmereigenschaft ist Voraussetzung der Registrierung. Die Angaben beruhen auf vertraglicher Grundlage, die Pflicht zur Bereitstellung ergibt sich teilweise auch aus steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften. Die Anmeldung mit Google, die Zustimmung zur Reichweitenmessung und die Aktivierung von Push-Benachrichtigungen sind freiwillig; ihr Unterbleiben hat keinen Einfluss auf die Nutzung der Plattform.

Die Anbieterin trifft unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten, der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören insbesondere:

• Verschlüsselung der Übertragung mit TLS sowie Verschlüsselung der Inhalte auf Anwendungsebene mit organisationsgebundenen Schlüsseln (unter anderem Kontaktnamen und Kanäle, Notizen, Transkripte, Mailtexte, SMS, Dateien, Aufnahmen, Zugangsdaten zu Diensten Dritter),
• Trennung der Mandanten durch eine eigene Datenbank je Organisation mit eigener Laufzeitrolle und zeilenbezogenen Zugriffsregeln, sowie Trennung von Verwaltungsdaten und Kundendaten,
• rollenbasierte Zugriffsrechte mit Berechtigungsprofilen, Projektfunktionen und Einschränkungen nach dem Prinzip der geringsten Berechtigung,
• geschützte Anmeldung mit Passkeys, Schutz vor wiederholten Fehlversuchen und begrenzte Sitzungsdauer,
• Protokollierung fachlicher Vorgänge mit Akteur, Zeitpunkt und Ergebnis, ohne Inhalte,
• Begrenzung der Anfragehäufigkeit öffentlicher Schnittstellen, Schutz vor serverseitigen Anfragefälschungen bei frei konfigurierbaren Endpunkten,
• Härtung der Systeme, begrenzte Erreichbarkeit der Server und regelmäßige Aktualisierungen,
• verschlüsselte, regelmäßige Sicherungen mit Wiederherstellungsprüfungen.

Die vollständige Beschreibung der Maßnahmen ergibt sich aus der Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Technische und organisatorische Maßnahmen), die auf der Website abrufbar ist.

Leadmode richtet sich ausschließlich an Unternehmen und deren Nutzer, nicht an Verbraucher und nicht an Kinder. Die Anbieterin erhebt wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen. Wird der Anbieterin bekannt, dass solche Daten verarbeitet wurden, löscht sie diese, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht.

Die Anbieterin passt diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung. Der Stand ergibt sich aus dem Datum zu Beginn dieser Erklärung. Wesentliche Änderungen für Kunden teilt die Anbieterin zusätzlich in Textform mit.