Das Wichtigste in Kürze
- Plane zwei bis drei Folgemails nach der ersten Mail, insgesamt also drei bis vier Kontakte.
- Lass zwischen den Mails einige Werktage Abstand und vergrößere ihn nach hinten.
- Jede Folgemail bringt einen neuen Gedanken: Beispiel, Frage, andere Perspektive oder Abschied.
- Antwortet jemand, stoppt die Folge sofort, auch bei einer Absage.
- Schreib Folgemails als Antwort im selben Verlauf, damit der Zusammenhang sichtbar bleibt.
Warum Folgemails wichtig sind
Deine erste Mail kommt oft im falschen Moment an. Die Person ist im Termin, im Urlaub oder hat gerade andere Prioritäten. Das heißt nicht, dass sie kein Interesse hat. Eine Folgemail gibt ihr eine zweite Gelegenheit, ohne dass du aufdringlich wirkst.
Folgemails wirken dann, wenn sie Mehrwert bringen. Eine Mail, die nur „Haben Sie meine letzte Nachricht gesehen?“ fragt, gibt der Person keinen neuen Grund zu antworten. Eine Mail mit einem Beispiel, einer konkreten Frage oder einer neuen Sicht auf das Problem schon.
Gleichzeitig hat jede Folge ein Ende. Wer nach vier Kontakten nicht antwortet, hat wahrscheinlich gerade kein Interesse. Dann ist es besser, die Folge sauber abzuschließen und den Kontakt später neu aufzunehmen, wenn sich etwas geändert hat.
Wie viele Folgemails und in welchem Abstand
Es gibt keine Zahl, die für jede Branche stimmt. Ein Rahmen, der sich in vielen B2B-Teams bewährt hat: eine erste Mail und zwei bis drei Folgemails, mit wachsendem Abstand. So bleibst du präsent, ohne den Posteingang zu fluten.
Rechne in Werktagen, nicht in Kalendertagen. Eine Mail am Samstag wird am Montag zwischen vielen anderen gelesen. Lege fest, zu welchen Uhrzeiten deine Mails rausgehen sollen, zum Beispiel werktags am Vormittag. Teste nach einigen Wochen, ob andere Abstände oder Uhrzeiten bei deiner Zielgruppe mehr Antworten bringen, und ändere immer nur eine Sache auf einmal.
| Schritt | Abstand zur Mail davor | Inhalt |
|---|---|---|
| Mail 1 | Start | Anlass, Nutzen, einfache Frage |
| Folgemail 1 | 2 bis 3 Werktage | Kurze Ergänzung mit Beispiel oder Ergebnis |
| Folgemail 2 | 4 bis 5 Werktage | Neue Perspektive oder konkrete Frage nach Zuständigkeit |
| Folgemail 3 | 7 bis 10 Werktage | Freundlicher Abschluss, Tür offen lassen |
Was in jede Folgemail gehört
Jede Folgemail sollte für sich allein verständlich sein, auch wenn die Person die erste Mail nicht gelesen hat. Gleichzeitig steht sie im selben Verlauf, damit der Zusammenhang sichtbar bleibt. Schick sie deshalb als Antwort auf deine eigene erste Mail, mit gleichem Betreff.
Wechsle mit jeder Mail den Blickwinkel. So hat die Person jedes Mal einen neuen Grund zu antworten, und du findest heraus, welcher Gedanke bei deiner Zielgruppe zieht.
- Ein Beispiel: wie ein ähnliches Unternehmen das Problem gelöst hat, ohne vertrauliche Namen.
- Eine Zahl aus eigener Erfahrung, wenn du sie belegen kannst.
- Eine Frage nach der richtigen Ansprechperson.
- Ein kleiner Mehrwert ohne Gegenleistung, etwa eine Checkliste oder ein Hinweis.
- Ein ehrlicher Abschluss: Du meldest dich nicht mehr, die Tür bleibt offen.
Stopp bei Antwort: die wichtigste Regel
Eine Folgemail an jemanden, der schon geantwortet hat, ist der sicherste Weg, einen Kontakt zu verärgern. Das gilt auch für Absagen. Wer „kein Interesse“ schreibt und zwei Tage später „Ich wollte nur nochmal nachhaken“ bekommt, fühlt sich nicht ernst genommen.
Deshalb muss jede Antwort die Folge sofort stoppen, bevor die nächste Mail rausgeht. Wenn du die Mails von Hand schickst, prüfe vor jedem Versand den Posteingang. Wenn du ein System nutzt, achte darauf, dass es Antworten erkennt und die Folge für diesen Kontakt beendet.
Abwesenheitsnotizen sind ein Sonderfall. Sie sind keine echte Antwort. Viele Teams lassen die Folge nach einer Abwesenheitsnotiz pausieren und setzen sie nach der Rückkehr fort, statt sie ganz abzubrechen. Wichtig ist, dass jemand im Team die Notiz sieht und entscheidet.
Vorlagen für drei Folgemails
Die folgenden Texte schließen an eine erste Kaltmail an. Passe Thema und Beispiel an dein Angebot an. Den Satz in eckigen Klammern schreibst du selbst.
Folgemail 1 (nach 2 bis 3 Werktagen)
Hallo {{vorname}},
kurz als Ergänzung zu meiner Mail: [Ein Satz mit einem Beispiel, etwa wie ein ähnliches Team seine Rückrufe in einer Woche aufgeholt hat.]
Wäre das auch für {{firma}} interessant?
Viele Grüße
{{absender_name}}
---
Folgemail 2 (nach 4 bis 5 weiteren Werktagen)
Hallo {{vorname}},
vielleicht bin ich bei dir an der falschen Stelle. Wer kümmert sich bei {{firma}} um [Thema]? Dann schreibe ich direkt dorthin.
Danke dir
{{absender_name}}
---
Folgemail 3 (nach 7 bis 10 weiteren Werktagen)
Hallo {{vorname}},
ich will nicht weiter stören und melde mich zu diesem Thema nicht mehr. Wenn [Thema] später wichtig wird, reicht eine kurze Antwort auf diese Mail.
Alles Gute
{{absender_name}}Folgemails nach einem Gespräch oder Termin
Nicht jede Folgemail gehört zu einer Kaltmail-Folge. Nach einem Telefonat, einer Demo oder einem Angebot schreibst du konkreter, mit Bezug auf das Gespräch und einem vereinbarten nächsten Schritt mit Datum. Schick die Zusammenfassung am selben Tag und hänge nur an, was du zugesagt hast.
Wie du nach einem Gespräch Wiedervorlagen, Rhythmus und Kanäle planst, steht im Ratgeber zum Nachfassen im Vertrieb, dort mit Vorlage für Anruf und Mail.
Typische Fehler bei Folgemails
- Nur erinnern statt etwas Neues bringen: „Haben Sie meine Mail gesehen?“
- Zu kurze Abstände, etwa jeden Tag eine neue Mail.
- Keine Folge mehr stoppen, wenn eine Antwort kommt, auch eine Absage.
- Den Betreff ändern, sodass der Zusammenhang zur ersten Mail verloren geht.
- Vorwurfsvolle Formulierungen wie „Leider haben Sie nicht geantwortet“.
- Kein Ende: Folgemails über Monate ohne Abschlussmail.
Häufige Fragen
+Wie viele Follow-ups sind zu viele?
Mehr als drei Folgemails nach der ersten Mail wirken bei den meisten Empfängern aufdringlich. Wer nach vier Kontakten nicht reagiert, hat meist gerade kein Interesse. Schließe die Folge dann freundlich ab und versuche es Monate später mit einem neuen Anlass.
+Soll die Folgemail als Antwort oder als neue Mail gehen?
Als Antwort auf deine erste Mail mit gleichem Betreff. So sieht die Person den Zusammenhang, und die Mails stehen in ihrem Postfach als ein Gespräch.
+Was mache ich mit Abwesenheitsnotizen?
Eine Abwesenheitsnotiz ist keine echte Antwort. Viele Teams pausieren die Folge bis zum genannten Rückkehrdatum und machen dann weiter. Steht eine Vertretung in der Notiz, kann sich eine eigene, kurze Mail an diese Person lohnen.
+Soll ich zwischen den Folgemails auch anrufen?
Das kann sich lohnen, vor allem bei Kontakten, die gut zu deinem Angebot passen. Ein kurzer Anruf nach der ersten Folgemail mit Bezug auf deine Mail wirkt persönlicher als eine weitere Nachricht. Erreichst du niemanden, geht die Folge per Mail weiter wie geplant.
+Was mache ich nach der letzten Folgemail?
Markiere den Kontakt im CRM als „nicht erreicht“ und lege eine Wiedervorlage in einigen Monaten an. Wenn es dann einen neuen Anlass gibt, etwa eine Stellenanzeige oder eine Änderung im Unternehmen, startest du eine neue Folge mit neuem Einstieg.