Das Wichtigste in Kürze
- Jeder offene Kontakt bekommt nach dem Anruf einen nächsten Schritt mit Datum, nie nur eine Notiz.
- Unterscheide vereinbarte Rückrufe, Nachfassen nach Unterlagen und erneute Versuche bei nicht erreichten Kontakten.
- Ein fester Rhythmus mit wachsenden Abständen verhindert, dass du zu früh aufgibst oder nervst.
- Telefon, E-Mail und gelegentlich andere Kanäle ergänzen sich, jeder Kontakt sollte einen Mehrwert haben.
- Lege vorab fest, wann ein Kontakt pausiert oder geschlossen wird.
Warum Nachfassen so oft scheitert
Nachfassen scheitert selten an der Technik und oft an der Gewohnheit. Nach einem freundlichen Gespräch fühlt sich der Kontakt warm an, und man nimmt sich vor, sich bald wieder zu melden. Ein paar Tage später ist der Kalender voll, und der Kontakt rutscht nach unten.
Dazu kommt die Sorge, aufdringlich zu wirken. Viele hören nach dem ersten unbeantworteten Nachfassen auf. Dabei ist eine ausbleibende Antwort meist kein Nein, sondern ein Zeichen, dass das Thema gerade nicht oben auf der Liste des Gegenübers steht.
Die Lösung ist ein System, das dir die Entscheidung abnimmt: Jedes Gespräch endet mit einem nächsten Schritt, und der Schritt steht mit Datum in deinem CRM. Morgens arbeitest du dann zuerst die fälligen Schritte ab, bevor neue Kontakte drankommen.
Die häufigsten Anlässe zum Nachfassen
Die Abstände in der Tabelle sind Erfahrungswerte und kein fester Standard. Wichtiger als der genaue Tag ist, dass du einen Zeitpunkt festlegst und dich daran hältst.
| Situation | Was du nachfasst | Typischer Abstand |
|---|---|---|
| Rückruf vereinbart | Ein fester Termin, den das Gegenüber genannt hat | Genau der vereinbarte Zeitpunkt |
| Unterlagen oder Info-Mail verschickt | Ob die Informationen angekommen sind und passen | Einige Werktage nach dem Versand, vorher im Gespräch vereinbart |
| Nicht erreicht | Ein neuer Wählversuch | Wachsende Abstände, zu wechselnden Tageszeiten |
| Angebot verschickt | Fragen zum Angebot und die Entscheidung | Wie im Gespräch vereinbart, sonst nach wenigen Tagen |
| Kein Bedarf jetzt, später vielleicht | Ob sich die Lage geändert hat | Nach Monaten, zum genannten Zeitpunkt |
Wiedervorlagen richtig anlegen
Eine Wiedervorlage ist ein Termin mit dir selbst: An Tag X schaust du dir den Kontakt wieder an und machst den nächsten Schritt. Damit sie funktioniert, muss sie konkret sein.
- Datum und, bei vereinbarten Rückrufen, auch die Uhrzeit.
- Der Grund in einem Satz, zum Beispiel: Info-Mail am 3. verschickt, fragt nach Preisen für zwei Standorte.
- Die Art des Schritts: Anruf, E-Mail oder Prüfung.
- Die zuständige Person, wenn mehrere im Team an einem Kontakt arbeiten.
- Keine Wiedervorlage ohne Ergebnis davor: Erst das Gespräch dokumentieren, dann den nächsten Schritt setzen.
Ein Rhythmus für nicht erreichte Kontakte
Bei Kontakten, die du noch nie gesprochen hast, hilft ein fester Rhythmus mit wachsenden Abständen. Am Anfang rufst du dichter an, später seltener. Wechsle dabei die Tageszeit, weil viele Menschen feste Gewohnheiten haben und zu bestimmten Zeiten nie erreichbar sind.
Das folgende Schema ist ein Beispiel zum Anpassen. Lege für dein Team fest, wie viele Versuche es gibt und was danach passiert.
- 1.Tag 1: erster Anruf am Vormittag.
- 2.Tag 2 oder 3: zweiter Anruf am Nachmittag.
- 3.Etwa Tag 5: dritter Anruf, bei Mailbox eine kurze Nachricht mit Namen und Grund.
- 4.Etwa Tag 8: kurze E-Mail mit dem Anlass und dem Angebot eines Gesprächs.
- 5.Etwa Tag 12 bis 15: weiterer Anruf zu einer neuen Tageszeit.
- 6.Danach: Kontakt pausieren und nach einigen Wochen oder Monaten erneut versuchen, oder schließen.
Kanäle kombinieren
Das Telefon ist im aktiven Vertrieb oft der stärkste Kanal, weil du sofort eine Reaktion bekommst. Allein reicht es aber nicht immer. Eine E-Mail erreicht Menschen, die tagsüber in Terminen sitzen, und gibt ihnen etwas in die Hand, das sie weiterleiten können.
Wechsle den Kanal nicht wahllos, sondern nach Plan. Ein Rhythmus aus Anruf, kurzer Mail und erneutem Anruf ist leicht nachzuvollziehen, auch für Kollegen, die einen Kontakt übernehmen. Halte jeden Schritt am Kontakt fest, damit alle sehen, was schon passiert ist.
Achte darauf, dass jeder Kontakt einen Grund hat. „Ich wollte mal nachhören“ gibt dem Gegenüber nichts. Besser ist ein konkreter Bezug: eine Antwort auf eine Frage aus dem Gespräch, ein kurzes Beispiel aus einer ähnlichen Firma oder eine neue Information zu dem Thema, über das ihr gesprochen habt.
- Telefon: für vereinbarte Rückrufe, Klärung offener Fragen und Termine.
- E-Mail: für Unterlagen, Zusammenfassungen und als Ergänzung bei schwer erreichbaren Kontakten.
- Kalenderlink: wenn das Gegenüber selbst einen Termin wählen möchte.
- Weitere Kanäle: nur dort, wo die Zielgruppe sie tatsächlich nutzt.
Vorlagen zum Nachfassen
ANRUF Guten Tag, [Vorname Nachname] von [Firma]. Wir hatten am [Datum] gesprochen, und ich hatte Ihnen Informationen zu [Thema] geschickt. Wie vereinbart melde ich mich heute. Hatten Sie Gelegenheit, reinzuschauen? Wenn ja: Was davon ist für Sie am interessantesten? Wenn nein: Kein Problem. Darf ich Ihnen in zwei Sätzen sagen, worum es geht? Dann entscheiden Sie, ob sich ein Termin lohnt. Abschluss: Passt Ihnen [Tag, Uhrzeit] oder [Tag, Uhrzeit] für 30 Minuten? E-MAIL Betreff: Unser Gespräch zu [Thema] Guten Tag [Anrede Nachname], am [Datum] hatten wir über [Thema] gesprochen. Sie hatten erwähnt, dass [Aussage aus dem Gespräch]. Im Anhang finden Sie dazu [kurze Beschreibung]. Am wichtigsten für Sie ist vermutlich [ein Punkt]. Wenn Sie mögen, schauen wir uns das in einem kurzen Gespräch an. Ich rufe Sie am [Datum] an, oder Sie wählen hier selbst einen Termin: [Link].
Wann du aufhörst
Nachfassen braucht ein Ende. Lege vorab fest, nach wie vielen erfolglosen Versuchen ein Kontakt pausiert wird und wann du ihn wieder aufnimmst. Ein klares Nein im Gespräch respektierst du sofort und dokumentierst den Grund. Wer ausdrücklich nicht mehr angerufen werden möchte, gehört auf eine Sperrliste, damit niemand im Team ihn versehentlich wieder anruft.
Halte außerdem fest, warum ein Kontakt geschlossen wurde: nie erreicht, kein Bedarf, falscher Ansprechpartner oder Firma passt nicht. Diese Gründe zeigen dir später, ob das Problem bei der Liste, beim Anlass oder beim Nachfassen liegt.
Pausierte Kontakte sind kein verlorener Bestand. Firmen ändern sich, Ansprechpartner wechseln, Budgets werden neu verteilt. Eine Reaktivierung nach einigen Monaten ist oft einfacher als ein ganz neuer Kaltkontakt, weil du auf das frühere Gespräch Bezug nehmen kannst.
Häufige Fragen
+Wie oft sollte ich nachfassen?
Eine feste Zahl, die immer passt, gibt es nicht. Arbeite mit einem Rhythmus aus mehreren Versuchen mit wachsenden Abständen und prüfe in deinen eigenen Zahlen, ab welchem Versuch kaum noch jemand reagiert.
+Ist eine E-Mail besser als ein Anruf zum Nachfassen?
Beides hat seinen Platz. Der Anruf bringt schneller Klarheit, die E-Mail erreicht Menschen, die selten am Telefon sind. Viele Teams kombinieren beides in einem festen Ablauf.
+Was mache ich, wenn jemand nach dem Nachfassen nicht reagiert?
Bleib beim geplanten Rhythmus und wechsle Kanal und Tageszeit. Nach dem letzten Versuch pausierst du den Kontakt mit einem Datum für die Reaktivierung, statt ihn einfach liegen zu lassen.
+Was schreibe ich in eine Wiedervorlage?
Datum, bei Rückrufen die Uhrzeit, den Grund in einem Satz und die Art des nächsten Schritts. So weißt du beim Öffnen sofort, worum es geht.