Gute Anrufzeiten im B2B: was belegt ist und was du testen solltest

Was die bekannteste Studie zeigt

Die meisten Aussagen zu „besten Anrufzeiten“ gehen auf eine Untersuchung zurück, die InsideSales.com und James Oldroyd vom MIT 2007 vorgestellt haben. Ausgewertet wurden nach eigener Angabe drei Jahre Daten von sechs Unternehmen, mehr als 15.000 Leads und über 100.000 Anrufversuche. Die Frage war, wann Unternehmen Anfragen über ein Webformular anrufen sollten, um sie zu erreichen und zu qualifizieren.

Bemerkenswert ist der Umfang: Für eine Untersuchung aus dem Vertriebsalltag waren das viele Anrufe, und die Daten stammten direkt aus dem Telefoniesystem statt aus Befragungen. Deshalb wird die Studie bis heute zitiert, oft allerdings ohne ihre Grenzen.

Als Kontakt galt ein Anruf, bei dem eine Person abnimmt und das Gespräch eine festgelegte Mindestdauer erreicht. Als qualifiziert galt ein Lead, der in den Verkaufsprozess einsteigt, zum Beispiel mit einem Termin. Was genau als qualifiziert zählte, legte jedes beteiligte Unternehmen selbst fest.

Die Ergebnisse zu Tagen und Uhrzeiten

Ob die Uhrzeiten die Ortszeit der Angerufenen oder der Anrufenden meinen, sagt die veröffentlichte Zusammenfassung nicht. Die Studie selbst betont, dass die Zeit zwischen Anfrage und Anruf einen noch größeren Einfluss hatte als Wochentag und Uhrzeit.

Warum du die Studie nicht eins zu eins übernehmen solltest

• Sie betrifft Webanfragen, also Menschen, die selbst Kontakt gesucht haben. In der Kaltakquise erwartet niemand deinen Anruf.
• Die Daten sind alt. Arbeitszeiten, Homeoffice und Erreichbarkeit haben sich seither verändert.
• Die Studie kommt aus den USA, die Herkunft der Daten nennt sie nicht genauer. Mittagspausen, Arbeitsbeginn und Feierabend unterscheiden sich je nach Land und Branche.
• Die Studie wurde von einem Anbieter von Vertriebssoftware mitveröffentlicht und als Vortrag auf einer Fachkonferenz vorgestellt.
• Die Branchen der sechs Unternehmen müssen nicht zu deiner Zielgruppe passen.

Erfahrungswerte für den B2B-Alltag

Für die telefonische Kaltakquise im deutschsprachigen B2B haben wir keine vergleichbar belastbare öffentliche Untersuchung gefunden. Die folgenden Punkte sind deshalb Erfahrungswerte und Hypothesen zum Testen, keine gesicherten Ergebnisse.

• Früh am Morgen, vor dem ersten Termin, sitzen manche Entscheider schon am Platz und sind noch nicht in Besprechungen.
• Rund um die Mittagszeit sind viele Menschen in der Pause oder unterwegs.
• Am späten Nachmittag ist der Kalender oft leerer, und Entscheider nehmen eher selbst ab, weil der Empfang nicht mehr besetzt ist.
• Freitagnachmittag und Tage vor Feiertagen sind in vielen Branchen ruhiger, was Erreichbarkeit und Laune gleichermaßen beeinflussen kann.
• Branchen mit Schichtbetrieb, Handwerk, Gastronomie oder Praxen haben eigene Rhythmen, die stark von Büroberufen abweichen.

So testest du deine eigenen Anrufzeiten

Ein sauberer Test braucht keine Statistiksoftware, aber etwas Disziplin. Ziel ist, für deine Zielgruppe herauszufinden, in welchen Zeitfenstern du mehr Menschen erreichst und mehr Entscheider sprichst.

1. 1.Teile den Tag in feste Zeitfenster, zum Beispiel 8 bis 10, 10 bis 12, 13 bis 15 und 15 bis 17 Uhr.
2. 2.Verteile deine Telefonblöcke über zwei bis vier Wochen so, dass jedes Fenster an verschiedenen Wochentagen vorkommt.
3. 3.Ruf in allen Fenstern aus derselben Art von Liste an, damit die Liste das Ergebnis nicht verfälscht.
4. 4.Dokumentiere jeden Anruf mit Ergebnis, damit du Erreichbarkeit und Entscheidergespräche je Fenster zählen kannst. Vereinbarte Rückrufe zählst du nicht mit, weil ihr Zeitpunkt vom Gegenüber festgelegt wurde und die Erreichbarkeit verzerrt.
5. 5.Werte erst aus, wenn jedes Fenster genug Anwahlen hat, sonst entscheidet der Zufall. Vergleiche dann die Erreichbarkeit und die Terminquote je Fenster und Wochentag.
6. 6.Verschiebe deine Telefonblöcke in die besten Fenster und wiederhole den Test nach einigen Monaten, weil sich Gewohnheiten ändern.

Ein Beispiel für die Auswertung

So könnte eine Auswertung nach vier Wochen aussehen. Die Zahlen sind ausgedacht und zeigen nur, wie du die Ergebnisse nebeneinanderstellst.

Was oft wichtiger ist als die Uhrzeit

Die beste Uhrzeit hilft wenig, wenn die Nummer zur Zentrale führt und der Ansprechpartner unbekannt ist. Eine Durchwahl, ein richtiger Name und ein klarer Anlass verbessern die Erreichbarkeit oft stärker als jede Verschiebung im Kalender.

Auch die Rolle zählt. Inhaber kleiner Firmen sind oft früh morgens oder nach Feierabend erreichbar, Fachabteilungen großer Unternehmen eher innerhalb fester Bürozeiten. Assistenzen und Empfang geben dir häufig ehrliche Hinweise, wann jemand am Platz ist. Frag danach und notiere die Antwort am Kontakt, damit der nächste Versuch zur richtigen Zeit kommt.

Zwei weitere Punkte bringen in der Praxis viel. Erstens: Wiederhole Versuche zu wechselnden Tageszeiten, statt einen Kontakt immer zur gleichen Uhrzeit anzurufen. Zweitens: Ruf eingehende Anfragen so schnell wie möglich an. Das ist der Punkt, bei dem die Studie den mit Abstand größten Unterschied gemessen hat.

Häufige Fragen

Begriffe aus diesem Artikel

• Erreichbarkeitsquote
• Wählversuch
• Kaltakquise
• Entscheider
• Wiedervorlage

Quellen

1. [1]InsideSales.com und James Oldroyd (MIT): The InsideSales.com/MIT Lead Response Management Study, 2007 (archivierte Originalseite auf leadresponsemanagement.com): https://web.archive.org/web/20080803000201/http://www.leadresponsemanagement.com:80/mit_study.html