Das Wichtigste in Kürze
- Du brauchst in HubSpot die Berechtigung zum Exportieren, sonst fehlt der Knopf.
- Exportiere jedes Objekt einzeln aus der Ansicht „All“, damit kein Filter Datensätze ausschließt.
- Unter „Customize“ wählst du alle Eigenschaften und Zuordnungen. Ohne Zuordnungen fehlen die Verknüpfungen zwischen Contacts, Companies und Deals.
- Anrufe und Notizen gehören laut HubSpot nicht zu diesem Export. Dafür nennt HubSpot andere Wege, etwa die Engagements-Schnittstelle.
- Vor dem Import im neuen System: Mengen zählen, Zuordnung festlegen, Stichprobe prüfen.
Was der Export liefert und was nicht
Der Standardexport von HubSpot liefert die Datensätze eines Objekts als Tabelle: zum Beispiel alle Contacts mit ihren Eigenschaften. Zugeordnete Datensätze, etwa die Company eines Contacts, stehen als eigene Spalten mit Kennungen und Namen in der Datei. Laut HubSpot enthält der Export standardmäßig nur die Eigenschaften und Zuordnungen der gewählten Ansicht. Willst du mehr, stellst du das im Exportdialog ein.
Nicht enthalten sind laut HubSpot-Hilfe Aktivitäten von Contacts wie Anrufe und Notizen. HubSpot verweist dafür auf andere Wege, darunter den Export der Daten eines einzelnen Contacts, bestimmte Aktivitätsberichte und die Engagements-Schnittstelle. Ob einer dieser Wege für deinen Bestand reicht, hängt von deinem Tarif und deinen Rechten in HubSpot ab.
Für die Planung heißt das: Firmen, Personen und Deals bekommst du über den Standardexport zuverlässig. Für den Verlauf musst du früh klären, ob du ihn wirklich brauchst und auf welchem Weg du ihn bekommst. Wenn der Verlauf für laufende Verkäufe wichtig ist, plane dafür eigene Zeit ein. Wenn er nur Archivwert hat, reicht oft ein Verweis auf das alte System, solange es lesend erreichbar bleibt.
Vorbereitung
Ein Export ist schnell gestartet. Damit die Dateien für einen Wechsel taugen, lohnt sich vorher eine halbe Stunde Vorbereitung. Je klarer du weißt, was mitkommen soll, desto weniger musst du später nachexportieren oder in Tabellen nachbessern. Räume außerdem offensichtliche Altlasten in HubSpot auf, etwa Testkontakte oder doppelte Companies, oder markiere sie, damit du sie nach dem Export leicht herausfiltern kannst.
- Prüfe, ob du in HubSpot die Berechtigung zum Exportieren hast. Ohne sie fehlt der Knopf. Wende dich dann an die Person, die in deinem HubSpot-Konto Rechte vergibt.
- Zähle in HubSpot die Contacts, Companies und Deals, die du mitnehmen willst. Diese Zahlen brauchst du für den Abgleich nach dem Import.
- Entscheide, welche Pipelines mitkommen und wie ihre Stufen im neuen System heißen sollen.
- Notiere, welche eigenen Eigenschaften (Custom Properties) das Team wirklich nutzt.
- Sorge dafür, dass du die E-Mail mit dem Download-Link empfangen kannst.
Schritt für Schritt: Datensätze exportieren
Die folgenden Schritte stammen aus der HubSpot-Hilfe „Export your records“. Menünamen können sich in deiner Sprache oder nach Updates unterscheiden.
- 1.Öffne die Objektseite: Klicke auf „More“, dann auf „CRM“ und wähle das Objekt, zum Beispiel Contacts, Companies oder Deals.
- 2.Wähle die Ansicht. Für alle Datensätze öffnest du die Ansicht „All“ des Objekts, also zum Beispiel alle Contacts. In der Board-Ansicht von Deals wählst du oben links zuerst die Pipeline.
- 3.Starte den Export: In der Listenansicht klickst du oben rechts über der Tabelle auf „Export“. In der Board-Ansicht klickst du auf „Board options“ und dann auf „Export view“.
- 4.Wähle im Dialog das Dateiformat, gib unter „Export name“ einen Namen ein und wähle die Sprache der Spaltenüberschriften. Laut HubSpot werden nur die Überschriften der Standardeigenschaften übersetzt, nicht die Werte.
- 5.Klicke bei Bedarf auf „Customize“ und wähle, welche Eigenschaften und Zuordnungen mitkommen (siehe nächster Abschnitt).
- 6.Klicke auf „Export“. Du bekommst eine E-Mail mit dem Download-Link.
- 7.Wiederhole den Export für jedes weitere Objekt.
Die Optionen unter „Customize“
Für einen Wechsel sind diese Einstellungen entscheidend. Ohne sie fehlen Eigenschaften oder Verknüpfungen, die du nachträglich nur mühsam ergänzen kannst.
| Option laut HubSpot | Was sie bewirkt | Empfehlung für den Wechsel |
|---|---|---|
| Include all email addresses (Contacts) | Nimmt alle E-Mail-Adressen eines Contacts auf | Einschalten, wenn Contacts mehrere Adressen haben |
| Include all domains (Companies) | Nimmt alle Domains einer Company auf | Einschalten, hilft bei der Dublettenprüfung |
| Eigenschaften und Zuordnungen der Ansicht | Standard: nur, was die Ansicht zeigt | Für einen Wechsel meist zu wenig |
| Alle Eigenschaften ohne Zuordnungen | Alle Felder, aber keine Verknüpfungen | Nur, wenn du Verknüpfungen nicht brauchst |
| Alle Eigenschaften und Zuordnungen | Alle Felder und Verknüpfungen | Für einen Wechsel die passende Wahl |
| Namen zugeordneter Datensätze oder alle zugeordneten Datensätze | Standard bis 1.000 je Spalte; alle nur als CSV | Bei vielen Verknüpfungen je Datensatz CSV wählen |
Grenzen und Dateiformate
HubSpot nennt in seiner Hilfe mehrere Grenzen, die bei großen Beständen wichtig werden. Plane sie ein, bevor du einen Umzugstermin festlegst.
- Formate: CSV, XLSX und XLS. Für breite Exporte empfiehlt HubSpot CSV, weil XLS höchstens 256 und XLSX höchstens 16.384 Spalten fasst und überzählige Spalten wegfallen.
- Download-Links verfallen nach 30 Tagen.
- Große Exporte können Stunden dauern und als ZIP mit mehreren Dateien ankommen. CSV- und XLSX-Dateien mit mehr als 1.000.000 Zeilen werden geteilt, XLS-Dateien ab 65.535 Zeilen.
- CSV-Dateien über 2 MB werden automatisch gezippt.
- Höchstens 300 Exporte innerhalb von 24 Stunden, davon drei gleichzeitig. Weitere warten in einer Schlange.
Typische Stolpersteine
- Pipeline-Stufen stehen je nach Export als Name oder als interne Kennung in der Datei. Sieh nach, was bei dir steht, bevor du die Zuordnung baust.
- Ein Contact kann mehreren Companies zugeordnet sein. Viele Zielsysteme kennen nur ein Unternehmen je Person. Lege fest, welche Company die primäre ist.
- Contacts ohne Company brauchen eine Lösung, wenn im Zielsystem jede Person zu einer Firma gehört.
- Filter in der Ansicht schließen Datensätze aus. Exportiere aus „All“, wenn du alles brauchst.
- Abgemeldete Contacts müssen im neuen System als Sperre ankommen. Prüfe, in welcher Eigenschaft der Status bei dir steht.
Nach dem Export: Import ins neue System
- 1.Öffne jede Datei und prüfe Umlaute, Datumsformate und die Zahl der Zeilen.
- 2.Lege die Zuordnung fest: Company zu Unternehmen, Contact zu Ansprechpartner, Deal zu Chance, Owner zu Teammitglied, Pipeline-Stufe zu Phase.
- 3.Richte im neuen System Phasen und eigene Felder ein, bevor du importierst.
- 4.Importiere zuerst Unternehmen, dann Ansprechpartner, dann Chancen. So lassen sich Verknüpfungen über die HubSpot-Kennungen auflösen.
- 5.Spiel eine Stichprobe ein oder nutze einen Probelauf und vergleiche die Zahlen mit deiner Zählung in HubSpot.
- 6.Prüfe drei bis fünf bekannte Unternehmen vollständig, bevor du den Rest einspielst.
Vorlage: Exportprotokoll
Datum des Exports: ... Exportiert von: ... Objekt | Ansicht | Format | Eigenschaften | Zuordnungen | Zeilen in HubSpot | Zeilen in Datei Companies | All | CSV | alle | alle | ... | ... Contacts | All | CSV | alle | alle | ... | ... Deals | All, Pipeline: ... | CSV | alle | alle | ... | ... Aktivitäten (Anrufe, Notizen, E-Mails): nicht im Standardexport. Weg: ... Download-Link gültig bis: ... Auffälligkeiten: ...
Häufige Fragen
+Warum sehe ich in HubSpot keinen Export-Knopf?
Laut HubSpot-Hilfe brauchst du dafür die Berechtigung zum Exportieren. Frag die Person, die in deinem HubSpot-Konto Rechte vergibt.
+Wie bekomme ich Anrufe und Notizen aus HubSpot?
Der Standardexport enthält sie laut HubSpot nicht. HubSpot nennt als Alternativen den Export der Daten eines einzelnen Contacts, bestimmte Aktivitätsberichte und die Engagements-Schnittstelle. Welcher Weg bei dir geht, hängt von Tarif und Rechten ab.
+Welches Format soll ich wählen?
Für einen Wechsel meist CSV. HubSpot empfiehlt CSV für breite Exporte, und nur als CSV lassen sich alle zugeordneten Datensätze statt der ersten 1.000 je Spalte exportieren.
+Wie lange ist der Download-Link gültig?
Laut HubSpot-Hilfe 30 Tage. Lade die Datei zeitnah herunter und bewahre sie sicher auf.
Begriffe aus diesem Artikel
Quellen
- [1]HubSpot Knowledge Base: Export your records: https://knowledge.hubspot.com/import-and-export/export-records
- [2]Leadmode Handbuch: Von HubSpot wechseln: https://docs.leadmode.de/wechsel/hubspot