Das Wichtigste in Kürze
- Mach zuerst eine Bestandsaufnahme: Welche Objekte und wie viele Datensätze stecken im alten System, und was davon brauchst du?
- Prüfe früh, was der Export deines bisherigen Systems enthält. Aktivitäten und Notizen fehlen in vielen Standardexporten.
- Leg eine Zuordnung für Objekte, Felder, Phasen und Personen fest, bevor etwas eingespielt wird.
- Spiel erst eine Stichprobe oder einen Probelauf ein und vergleiche die Zahlen mit dem alten System.
- Setz einen Stichtag, ab dem nur noch im neuen System gearbeitet wird, und plane einen späteren Nachtrag ein.
Bevor du anfängst: Ziel und Umfang
Schreib auf, warum du wechselst und was danach besser sein soll. Das hilft bei jeder späteren Entscheidung. Wenn das Ziel zum Beispiel ist, Telefonie und CRM in einem System zu haben, ist die vollständige Übernahme alter Kampagnenberichte zweitrangig. Wenn das Ziel saubere Zahlen sind, lohnt es sich, Altdaten vor dem Umzug zu bereinigen.
Lege dann den Umfang fest. Nicht alles muss mit. Abgeschlossene Vorgänge von vor mehreren Jahren, ehemalige Testdaten und Kontakte ohne Kontaktweg kannst du als Archivdatei aufbewahren, statt sie ins neue System zu holen.
Planung in sechs Schritten
- 1.Verantwortliche Person bestimmen, die Zuordnungen entscheidet und das Ergebnis abnimmt.
- 2.Bestandsaufnahme machen: Objekte, Mengen, eigene Felder, Pipelines, Nutzer.
- 3.Exportweg klären: Was liefert der Standardexport, was nur die Schnittstelle des alten Systems?
- 4.Zuordnung festlegen: Objekte, Felder, Phasen, Ergebnisse und Personen.
- 5.Probelauf mit Stichprobe oder vollständigem Prüflauf, danach Abgleich der Zahlen.
- 6.Stichtag festlegen, Team umstellen und Nachtrag für Änderungen der letzten Tage planen.
Bestandsaufnahme: Was steckt im alten System?
Zähle im alten System, wie viele Datensätze es je Objekt gibt. Diese Zahlen brauchst du später für den Abgleich. Notiere außerdem, welche eigenen Felder, Pipelines und Phasen es gibt und welche davon das Team wirklich nutzt.
| Objekt | Frage für die Bestandsaufnahme | Mögliche Entscheidung |
|---|---|---|
| Firmen | Wie viele, wie viele ohne Kontakt in den letzten Jahren? | Aktive übernehmen, Rest archivieren |
| Personen | Gehört jede Person zu einer Firma? | Personen ohne Firma einer Firma zuordnen oder gesondert behandeln |
| Deals oder Chancen | Welche Pipelines, welche Phasen, wie viele offen? | Offene und gewonnene übernehmen, verlorene mit Grund |
| Aktivitäten | Sind Anrufe, Mails und Notizen im Export enthalten? | Über Schnittstelle holen oder als Text übernehmen |
| Aufgaben und Termine | Wie viele offene, wie viele in der Zukunft? | Offene übernehmen, erledigte nach Bedarf |
| Dateien und Aufnahmen | Werden sie im neuen System gebraucht? | Oft getrennt archivieren |
| Automatisierungen, Berichte | Was davon ist noch aktiv? | Im neuen System neu aufbauen |
Der Export: was üblicherweise drin ist und was fehlt
Fast jedes CRM kann Firmen, Personen und Deals als CSV- oder Excel-Datei exportieren. Schwieriger wird es bei Aktivitäten, Notizen, E-Mails und Dateien. Manche Systeme lassen sie im Standardexport weg, andere exportieren sie getrennt oder nur für bestimmte Rollen. Prüfe das in der offiziellen Hilfe deines bisherigen Anbieters, bevor du einen Termin für den Umzug festlegst. Für HubSpot und Pipedrive findest du eigene Ratgeber.
Achte beim Export auf Kennungen. Jeder Datensatz hat im alten System eine eindeutige ID, und Verknüpfungen zwischen Personen, Firmen und Deals laufen über diese IDs. Ohne sie lassen sich Beziehungen im neuen System nicht wiederherstellen. Exportiere deshalb immer die ID-Spalten mit, auch wenn sie im Alltag niemand braucht.
- Exportiere jedes Objekt als eigene Datei.
- Nimm alle Eigenschaften mit, die du weiter brauchst, nicht nur die Spalten der aktuellen Ansicht.
- Prüfe, ob Phasen als Namen oder als interne Kennungen in der Datei stehen.
- Prüfe Zeichenkodierung und Datumsformat, zum Beispiel an Umlauten und an einem bekannten Datum.
- Beachte, wie lange Download-Links gültig sind.
Zuordnung: alte Begriffe, neue Begriffe
Die Zuordnung, oft Mapping genannt, ist der wichtigste Schritt. Hier entscheidest du, welche Spalte in welches Feld kommt, welche Phase des alten Systems zu welcher Phase des neuen wird und welcher Nutzer welcher Person im neuen Team entspricht. Schreib die Zuordnung als Tabelle auf und lass sie von der verantwortlichen Person bestätigen.
| Bereich | Was du zuordnest | Worauf du achtest |
|---|---|---|
| Objekte | Firma, Person, Deal, Aktivität | Jede Person braucht im Zielsystem oft eine Firma |
| Felder | Spalte im Export zu Feld im neuen System | Feldtyp prüfen: Auswahl, Zahl, Datum, Text |
| Phasen | Alte Pipeline-Stufe zu neuer Phase | Mehrere Pipelines: getrennte Projekte oder getrennte Phasen? |
| Ergebnisse | Anrufergebnisse und Status | Was nicht passt, als Text im Verlauf behalten |
| Personen | Nutzer des alten Systems zu Teammitgliedern | Ehemalige Mitarbeitende nicht vergessen |
| Sperren | Abmeldungen und Kontaktsperren | Müssen im neuen System als Sperre ankommen |
Probelauf und Abgleich
Spiel nie den ganzen Bestand auf einmal ein, ohne vorher zu prüfen. Ein Probelauf zeigt dir, was neu angelegt würde, was als Dublette erkannt wird und was abgelehnt würde. Fehlt so etwas im Zielsystem, importiere eine Stichprobe von 20 bis 50 Firmen mit ihren Personen und Deals.
- 1.Nenne für jedes Objekt die erwartete Zahl aus der Bestandsaufnahme.
- 2.Vergleiche nach dem Einspielen erwartet, angekommen, übersprungen und abgelehnt. Jede Differenz braucht einen Grund.
- 3.Öffne drei bis fünf Firmen, die du gut kennst, und prüfe Personen, Deals, Verlauf, Aufgaben und Zuständigkeit.
- 4.Prüfe, dass gesperrte oder abgemeldete Kontakte gesperrt angekommen sind.
- 5.Prüfe, dass beim Import keine Mails, Terminbestätigungen oder Automatisierungen ausgelöst wurden.
Umstellung, Parallelbetrieb und Nachtrag
Lege einen Stichtag fest, ab dem nur noch im neuen System gearbeitet wird. Wer in beiden Systemen gleichzeitig arbeitet, erzeugt Widersprüche, die später niemand mehr auflösen kann. Zwischen dem ersten Export und dem Stichtag entstehen trotzdem Änderungen. Plane deshalb einen zweiten, späteren Export ein, der nur diese Änderungen nachträgt. Das funktioniert nur, wenn das Zielsystem Datensätze über ihre alte Kennung wiedererkennt.
Behalte den Zugang zum alten System eine Weile, mindestens lesend. So kannst du in den ersten Wochen nachsehen, wenn etwas fehlt. Archiviere zum Schluss einen vollständigen Export an einem sicheren Ort.
Vorlage: Checkliste für den Wechsel
Verantwortlich: ... Stichtag: ... Bestandsaufnahme [ ] Firmen: ... Datensätze [ ] Personen: ... Datensätze [ ] Deals: ... offen, ... gewonnen, ... verloren [ ] Aufgaben und Termine: ... [ ] Aktivitäten im Export enthalten? ja / nein / nur über Schnittstelle Zuordnung [ ] Felder zugeordnet und Feldtypen geprüft [ ] Phasen zugeordnet, auch für mehrere Pipelines [ ] Nutzer zu Teammitgliedern zugeordnet, Ehemalige berücksichtigt [ ] Sperren und Abmeldungen zugeordnet Probelauf [ ] Stichprobe oder Prüflauf durchgeführt [ ] Abgleich erwartet und angekommen ohne ungeklärte Differenz [ ] Fünf bekannte Firmen geprüft [ ] Kein Versand ausgelöst Umstellung [ ] Team informiert und geschult [ ] Nachtrag der letzten Änderungen eingespielt [ ] Altsystem lesend verfügbar bis: ... [ ] Vollständiger Export archiviert
Häufige Fragen
+Wie lange dauert ein CRM-Wechsel?
Das hängt von Datenmenge, Datenqualität und der Zahl der Entscheidungen ab. Der Datentransfer selbst ist meist schnell. Die meiste Zeit geht in die Zuordnung von Phasen, Feldern und Personen und in die Abnahme.
+Kommen E-Mails und Anrufe aus dem alten System mit?
Das hängt vom Export des alten Systems und vom Zielsystem ab. Viele Standardexporte enthalten keine Aktivitäten. Dann braucht es die Schnittstelle des alten Systems oder einen getrennten Export. Prüfe das vor der Planung in der Hilfe deines Anbieters.
+Müssen Automatisierungen neu gebaut werden?
In der Regel ja. Workflows, Sequenzen und Berichte lassen sich zwischen Systemen kaum übertragen. Nutze den Wechsel, um zu prüfen, welche davon du wirklich brauchst.
+Sollen beide Systeme eine Zeit lang parallel laufen?
Lesend ja, schreibend möglichst nicht. Leg einen Stichtag fest, ab dem nur noch im neuen System gearbeitet wird, und trag die Änderungen bis dahin mit einem späteren Export nach.
Begriffe aus diesem Artikel
Quellen
- [1]Leadmode Handbuch: Von einem anderen System wechseln: https://docs.leadmode.de/wechsel/ueberblick