Das Wichtigste in Kürze
- Den Export je Datentyp dürfen laut Pipedrive nur globale Admins nutzen. Andere Nutzer exportieren gefilterte Listen und nur, was sie sehen dürfen.
- Exportiere Organizations, People, Deals, Activities und Notes je als eigene Datei, im Format CSV oder Excel.
- Activities, Notes und Files musst du laut Pipedrive getrennt exportieren.
- Die Dateien liegen unter „Generated exports“ und bleiben 28 Tage abrufbar.
- Vor dem Import: Mengen zählen, gelöschte Deals ausschließen, Zuordnung festlegen und eine Stichprobe prüfen.
Welche Wege Pipedrive anbietet
Pipedrive kennt laut seiner Hilfe mehrere Exportwege. Für einen CRM-Wechsel ist der Bereich „Export data“ der wichtigste, weil du dort ganze Datentypen auf einmal exportierst. Daneben kannst du aus jeder Listenansicht die gefilterten Ergebnisse exportieren, einzelne Deals als XLSX speichern oder Daten automatisiert über die Pipedrive-Schnittstelle abrufen.
Für einen Wechsel brauchst du in der Regel den vollständigen Bestand. Gefilterte Listenexporte eignen sich eher für Ausschnitte, zum Beispiel wenn nur ein Team umzieht oder du vorab eine Stichprobe testen willst. Den Weg über die Schnittstelle wählst du, wenn du regelmäßig exportieren oder sehr große Mengen automatisiert abholen willst. Dafür brauchst du laut Pipedrive einen API-Token.
| Weg | Wer | Wofür |
|---|---|---|
| Tools and apps, Export data | Globale Admins | Ganze Datentypen für den Wechsel |
| Listenansicht, „Export filter results“ | Nutzer mit passendem Recht | Gefilterte Ausschnitte, zum Beispiel ein Team |
| Deal-Detailansicht, „Export as XLSX“ | Nutzer mit Zugriff auf den Deal | Einzelne Deals |
| Pipedrive-Schnittstelle | Mit API-Token | Automatisierte oder sehr große Exporte |
Vorbereitung
Plane den Export so, dass alle Dateien am selben Tag entstehen. Liegen zwischen dem Export der Organizations und dem der Deals mehrere Tage, passen Verknüpfungen unter Umständen nicht mehr zusammen, weil in der Zwischenzeit neue Einträge entstanden sind. Am besten exportierst du außerhalb der Arbeitszeit oder bittest das Team, für eine Stunde nichts zu ändern.
- Prüfe, ob du globaler Admin bist. Nur dann steht dir der Export je Datentyp zur Verfügung.
- Laut Pipedrive exportieren Nutzer nur Daten, die sie über ihre Sichtbarkeitsgruppe oder die Sichtbarkeit einzelner Einträge sehen dürfen. Prüfe das, bevor du dich auf Vollständigkeit verlässt.
- Zähle in Pipedrive Organizations, People, offene, gewonnene und verlorene Deals sowie Activities. Diese Zahlen brauchst du für den Abgleich.
- Notiere deine Pipelines, Stufen und eigenen Felder.
- Kläre, ob du Dateien brauchst. Dateien aus Google Drive sind laut Pipedrive nicht im globalen Export enthalten.
Schritt für Schritt: Export je Datentyp
Die folgenden Schritte stammen aus der Pipedrive-Hilfe „Exporting data from Pipedrive“. Menünamen können sich je nach Sprache und Version unterscheiden.
- 1.Öffne oben rechts das Kontomenü und wähle „Tools and apps“, dann „Export data“.
- 2.Wähle einen Datentyp, zum Beispiel Organizations.
- 3.Wähle den Umfang. Bei Organizations ist das die ganze Liste oder nur zugehörige Organisationen, bei People die ganze Liste.
- 4.Wähle das Format „Excel“ oder „CSV“ und klicke auf „Export“.
- 5.Öffne „Generated exports“ und lade die Datei über das Wolkensymbol in der Spalte „Available until“ herunter.
- 6.Wiederhole den Export für People, Deals, Activities und Notes.
Optionen je Datentyp
Pipedrive bietet je Datentyp eigene Filter. Für einen vollständigen Wechsel wählst du meist den größten Umfang und filterst erst danach in der Datei.
Gerade bei Activities lohnt ein bewusster Blick auf den Zeitraum. Sehr alte erledigte Aktivitäten bringen im neuen System oft wenig, offene und künftige dagegen brauchst du sicher. Entscheide vorher, ab welchem Datum der Verlauf mitkommen soll, und wähle den Filter entsprechend. Notiere den gewählten Zeitraum im Exportprotokoll, damit der spätere Abgleich nachvollziehbar bleibt.
| Datentyp | Optionen laut Pipedrive | Empfehlung für den Wechsel |
|---|---|---|
| Deals | Ganze Liste oder nur Teilnehmer, Filter nach Archivstatus | Ganze Liste, gelöschte Deals danach ausschließen, falls enthalten |
| Organizations | Ganze Liste oder nur zugehörige Organisationen | Ganze Liste |
| People | Ganze Liste | Ganze Liste |
| Activities | Filter nach Erledigungsdatum, Fälligkeit, Anlagedatum oder letzter Änderung | Zeitraum so wählen, dass alles Relevante drin ist |
| Notes | HTML oder reiner Text | Reiner Text, wenn das Zielsystem keine Formatierung braucht |
| Leads | Nicht archiviert, archiviert oder alle | Nach Bedarf |
| Products | Ganzer Katalog oder nur Produkte an Deals | Nur, wenn du Produkte weiter brauchst |
| Files | Filter nach Anlagedatum | Nur, wenn Dateien mitkommen sollen |
Fristen, Rechte und Grenzen
- Exportierte Dateien bleiben laut Pipedrive 28 Tage unter „Generated exports“ abrufbar.
- Den Export je Datentyp nutzen nur globale Admins. Andere Nutzer brauchen ein passendes Rechte-Set und exportieren nur sichtbare Daten.
- Activities, Notes und Files, die an Deals und Personen hängen, musst du getrennt exportieren.
- Dateien aus Google Drive sind nicht im globalen Export enthalten. Ihre Download-Links funktionieren laut Pipedrive nur für Admins.
- Projects gibt es laut Pipedrive nur ab Premium oder mit dem Projects-Zusatz.
Typische Stolpersteine
Die meisten Probleme zeigen sich nicht beim Export, sondern erst beim Import ins neue System. Dort gelten oft strengere Regeln für Verknüpfungen als in Pipedrive. Prüfe diese Punkte deshalb schon in den Dateien, bevor du die Zuordnung baust. Eine kurze Pivot-Auswertung in einer Tabellenkalkulation zeigt dir zum Beispiel schnell, wie viele People keine Organization haben und wie viele Deals je Status vorhanden sind.
- People ohne Organization: Wenn im Zielsystem jede Person zu einer Firma gehört, brauchst du eine Regel für diese Fälle.
- Deals ohne Organization: Ordne sie der Firma der verknüpften Person zu oder führe sie gesondert.
- Gelöschte Deals: Enthält deine Datei Deals mit dem Status „deleted“, gehören sie nicht in den neuen Bestand. Filtere sie heraus.
- Zeitzonen: Prüfe, in welcher Zeitzone die Zeiten deiner Activities stehen, an einem Termin, dessen Uhrzeit du kennst.
- Labels: Sie können im neuen System ein Auswahlfeld oder ein Ergebnis sein. Entscheide je Label.
- Mehrere Pipelines: Lege fest, ob sie im neuen System getrennte Projekte oder getrennte Phasen werden.
Nach dem Export: Import ins neue System
- 1.Öffne jede Datei und prüfe Zeilenzahl, Umlaute und Datumsformate.
- 2.Lege die Zuordnung fest: Organization zu Unternehmen, Person zu Ansprechpartner, Deal zu Chance, Activity je nach Typ zu Anruf, Termin oder Aufgabe, Note zu Notiz, Owner zu Teammitglied.
- 3.Richte Phasen und eigene Felder im neuen System ein, bevor du importierst.
- 4.Importiere in dieser Reihenfolge: Unternehmen, Ansprechpartner, Chancen, Aktivitäten, Notizen. So lassen sich Verknüpfungen über die Pipedrive-Kennungen auflösen.
- 5.Mach einen Probelauf oder spiel eine Stichprobe ein und vergleiche die Zahlen mit deiner Zählung.
- 6.Prüfe drei bis fünf bekannte Unternehmen mit Chancen, Verlauf und Zuständigkeit.
Vorlage: Exportprotokoll
Datum des Exports: ... Exportiert von (globaler Admin): ... Datentyp | Umfang | Format | Zeilen in Pipedrive | Zeilen in Datei Organizations | ganze Liste | CSV | ... | ... People | ganze Liste | CSV | ... | ... Deals | ganze Liste, ohne gelöschte | CSV | ... | ... Activities | Zeitraum: ... | CSV | ... | ... Notes | reiner Text | CSV | ... | ... Abrufbar bis (28 Tage): ... Zeitzone der Activities: ... Auffälligkeiten: ...
Häufige Fragen
+Warum sehe ich „Export data“ nicht vollständig?
Den Export je Datentyp nutzen laut Pipedrive nur globale Admins. Andere Nutzer können aus Listenansichten exportieren, wenn ihr Rechte-Set es erlaubt.
+Sind Activities und Notes im Export der Deals enthalten?
Nein. Laut Pipedrive musst du Activities, Notes und Files getrennt exportieren. Im Bereich „Export data“ gibt es dafür eigene Datentypen.
+Wie lange kann ich die Datei herunterladen?
Laut Pipedrive-Hilfe 28 Tage. Danach musst du den Export neu anlegen.
+CSV oder Excel?
Beides geht. Für einen Wechsel ist CSV oft einfacher, weil die meisten Importwerkzeuge es direkt lesen. Prüfe danach die Zeichenkodierung an Umlauten.
Begriffe aus diesem Artikel
Quellen
- [1]Pipedrive Knowledge Base: Exporting data from Pipedrive: https://support.pipedrive.com/en/article/exporting-data-from-pipedrive
- [2]Leadmode Handbuch: Von Pipedrive wechseln: https://docs.leadmode.de/wechsel/pipedrive