Das Wichtigste in Kürze
- Ein Bericht hat drei Teile: Aktivität und Ergebnisse, Beobachtungen aus dem Markt, nächste Maßnahme.
- Zahlen brauchen feste Definitionen und dieselbe Quelle wie dein internes Dashboard.
- Wöchentlich kurz, monatlich mit Einordnung, quartalsweise mit Blick auf Zielgruppe und Angebot.
- Interne Inhalte wie Aussagen über einzelne Mitarbeitende, Honorare oder Margen gehören nicht in den Kundenbericht.
- Prüfe vor dem Versand Zahlen und Inhalte nach einer festen Liste und friere die versendete Fassung ein.
Wozu der Bericht dient
Für eine Vertriebsagentur ist der Bericht oft der sichtbarste Teil der Arbeit. Der Auftraggeber sitzt nicht neben dem Team und hört keine Gespräche mit. Er sieht, was im Bericht steht. Ein guter Bericht schafft deshalb Vertrauen, ein schlechter erzeugt Rückfragen, selbst wenn die Arbeit gut war.
Der Bericht hat zwei Aufgaben. Erstens Rechenschaft: Was wurde geleistet, und passt das zum Auftrag? Zweitens Erkenntnis: Was hat das Team im Markt gelernt, das der Auftraggeber nutzen kann? Viele Berichte erfüllen nur die erste Aufgabe. Gerade die zweite macht eine Agentur wertvoll, denn sie liefert Rückmeldungen zu Angebot, Preis und Zielgruppe, die der Auftraggeber sonst nicht bekommt.
Was in den Bericht gehört
| Abschnitt | Inhalt | Warum |
|---|---|---|
| Kontext | Projekt, Zeitraum, Datenstand, was abgedeckt ist | Damit der Leser weiß, worauf sich die Zahlen beziehen |
| Aktivität und Ergebnisse | Anrufversuche, erreichte Gespräche, Entscheider, Rückrufe, Termine | Rechenschaft über die Leistung |
| Termine | Liste der gebuchten Termine mit Datum und Firma | Der Auftraggeber kann sich vorbereiten |
| Was lief gut | Ansprachen, Zielgruppen oder Zeiten, die funktioniert haben | Stärken ausbauen |
| Was lief nicht so gut | Wo es hakt, mit Beleg | Ehrlichkeit schafft Vertrauen |
| Einwände aus den Gesprächen | Häufige Einwände mit Anzahl und Beispielen | Erkenntnis für Angebot und Preis |
| Was wir verbessern | Eine konkrete Maßnahme, Verantwortung, erwartete Wirkung | Zeigt, dass ihr steuert |
| Vergleich | Einordnung zum Vorzeitraum, wenn vergleichbar | Entwicklung sichtbar machen |
Zahlen, die einer Rückfrage standhalten
Die Zahlen im Kundenbericht müssen mit deinen internen Zahlen übereinstimmen. Nimm sie aus derselben Quelle wie dein Dashboard und nach denselben Zählregeln. Erkläre einmal, am besten im ersten Bericht, was jede Zahl zählt: Ist ein Anrufversuch jede Wahl oder nur ein dokumentierter Anruf? Zählt ein verschobener Termin neu?
Zeig bei Quoten Zähler und Nenner. Berechne Quoten aus den Summen des Zeitraums, nicht als Durchschnitt von Tageswerten. Wenn Daten fehlen, zum Beispiel weil ein Telefonblock noch nicht abgeschlossen ist, schreib „unbekannt“ und nicht null. Ein Vergleich mit der Vorwoche ist nur sinnvoll, wenn beide Zeiträume gleich lang sind und gleich viele Arbeitstage haben.
Trenne den Datenstand vom Versandzeitpunkt. Wird der Wochenbericht am Freitagvormittag verschickt, fehlen Freitag und Wochenende. Schreib das dazu, damit niemand eine schwache Woche vermutet.
Beobachtungen, die mehr sind als Meinungen
Der Teil mit den Beobachtungen entscheidet, ob ein Bericht nur Rechenschaft ablegt oder dem Auftraggeber etwas Neues sagt. Er speist sich aus der Dokumentation deines Teams: Notizen zu Gesprächen, dokumentierte Ergebnisse, Einwände und Rückfragen. Je sauberer das Team dokumentiert, desto belastbarer wird dieser Teil.
Eine gute Beobachtung nennt, was passiert ist, wie oft und in welchem Zusammenhang. „Mehrere Entscheider haben nach Referenzen aus ihrer Branche gefragt“ ist schwach. „In 9 von 31 Entscheidergesprächen kam die Frage nach Referenzen aus der eigenen Branche, besonders bei Betrieben mit mehr als 50 Mitarbeitenden“ ist stark, weil der Auftraggeber daraus eine Entscheidung ableiten kann, zum Beispiel eine Referenzliste nach Branchen.
- Nenne Häufigkeit und Grundgesamtheit.
- Trenne Beobachtung und Deutung. Erst was passiert ist, dann was ihr daraus schließt.
- Wähle wenige, wichtige Punkte statt einer langen Liste.
- Verbinde jede wichtige Beobachtung mit einer Maßnahme oder einer Frage an den Auftraggeber.
Der richtige Rhythmus
Lege den Rhythmus zu Projektbeginn fest, mit Wochentag und Empfängern. Ein fester Termin wirkt verlässlicher als ein Bericht, der mal dienstags und mal freitags kommt. Bei kurzen Projekten oder Testphasen kann ein Zwischenbericht nach der ersten Woche sinnvoll sein, um früh nachzusteuern.
| Rhythmus | Umfang | Schwerpunkt |
|---|---|---|
| Wöchentlich | Eine Seite oder eine Mail | Zahlen, Termine, wichtigste Beobachtung, eine Maßnahme |
| Monatlich | Zwei bis drei Seiten, gern mit Gespräch | Entwicklung, Einwände, Zielgruppen, Anpassungen am Leitfaden |
| Quartalsweise | Gespräch mit Unterlage | Passen Zielgruppe, Angebot und Ziele noch? Was ändern wir grundsätzlich? |
Was nicht in den Kundenbericht gehört
Viele Agenturen führen intern mehr Zahlen, als sie nach außen geben. Das ist richtig so. Der interne Bericht dient der Steuerung des Teams, der Kundenbericht der Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber. Trenne beide Fassungen bewusst, am besten technisch, damit interne Inhalte nicht versehentlich in einer Mail landen. Diese Punkte gehören in die interne Fassung:
- Aussagen über einzelne Mitarbeitende, Leistungsvergleiche oder Rankings. Sie sind intern.
- Honorare, Margen, interne Kosten oder Vergütung des Teams.
- Probleme mit Werkzeugen oder Systemen, die der Auftraggeber nicht lösen kann.
- Unbelegte Vermutungen. Schreib „in 7 von 25 Entscheidergesprächen fiel der Einwand Preis“, nicht „der Preis ist zu hoch“.
- Persönliche Notizen aus Gesprächen, die nicht für Dritte gedacht sind.
- Telefonstunden, wenn sie nicht Teil der Vereinbarung sind. Kläre vorher, ob der Auftraggeber sie sehen soll.
Ablauf: erstellen, prüfen, freigeben, versenden
- 1.Entwurf erstellen, am besten automatisch zu einem festen Zeitpunkt mit dem richtigen Zeitraum.
- 2.Beobachtungen und Maßnahme ergänzen. Hier liegt die eigentliche Arbeit: Was haben wir gelernt, was ändern wir?
- 3.Zahlen prüfen: Stimmen sie mit dem Dashboard für denselben Zeitraum überein? Sind Quoten mit Nenner nachvollziehbar?
- 4.Inhalte prüfen: Enthält die Kundenfassung interne Begriffe, Mitarbeiternamen oder Honorare?
- 5.Freigeben und die freigegebene Fassung einfrieren. Spätere Änderungen erzeugen eine neue Fassung.
- 6.Versenden aus einem Postfach, das der Auftraggeber kennt, und den Versand vermerken.
- 7.Rückmeldungen des Auftraggebers in den nächsten Bericht aufnehmen.
Vorlage: Wochenbericht an den Auftraggeber
Betreff: Wochenbericht [Projekt], KW [Nummer] Hallo [Name], hier der Stand für [Zeitraum]. Datenstand: [Datum, Uhrzeit]. Nicht enthalten: [z. B. Freitag ab Mittag]. Zahlen im Überblick - Anrufversuche: [Zahl] - Erreichte Gespräche: [Zahl] ([Quote], [Zähler] von [Nenner]) - Entscheidergespräche: [Zahl] - Rückrufe vereinbart: [Zahl] - Termine gebucht: [Zahl] Termine [Datum] | [Firma] | [Ansprechpartner] | [Thema] Was lief gut? [Beobachtung mit Beleg] Was lief nicht so gut? [Beobachtung mit Beleg] Einwände aus den Gesprächen [Einwand] ([Anzahl]x), Beispiel: [kurzes Zitat oder Zusammenfassung] Was verbessern wir? [Maßnahme], verantwortlich: [Rolle], erwartete Wirkung: [Wirkung], Prüfung: [Datum] Vergleich zur Vorwoche [Einordnung oder: kein Vergleich, weil Zeiträume nicht gleich lang sind] Viele Grüße [Name]
Häufige Fragen
+Wie lang sollte ein Wochenbericht sein?
Kurz genug, um ihn in zwei bis drei Minuten zu lesen. Eine Seite oder eine Mail mit Zahlen, Terminen, einer wichtigen Beobachtung und einer Maßnahme reicht. Ausführliche Analysen gehören in die Monatsrunde.
+Was tun bei einer schwachen Woche?
Offen berichten, mit Ursache und Maßnahme. Ein Bericht, der schwache Zahlen erklärt und eine konkrete Änderung nennt, schafft mehr Vertrauen als einer, der sie beschönigt.
+Sollten Mitarbeiternamen im Bericht stehen?
Leistungsaussagen über einzelne Mitarbeitende gehören nicht in den Kundenbericht. Ob der Auftraggeber weiß, wer im Projekt arbeitet, ist eine eigene Absprache.
+Reicht ein Export aus dem CRM als Bericht?
Nein. Ein Export liefert Daten, aber keine Einordnung. Der Wert eines Berichts liegt in den Beobachtungen und der nächsten Maßnahme. Den Export kannst du als Anlage mitschicken.
Begriffe aus diesem Artikel
Quellen
- [1]Leadmode Handbuch: Berichte: https://docs.leadmode.de/auswertung/berichte